Projektkosten und Budget

Nachdem die Einsparpotenziale ermittelt wurden, folgt die Kostenseite. Genau hier entstehen in vielen MES-Projekten erhebliche Fehleinschätzungen. Häufig wird nach dem Preis einer Software gefragt, obwohl Umfang, Mengengerüst, Schnittstellen, Einführungsstufen und interne Aufwände noch nicht geklärt sind.

Ein MES-Budget ist deshalb keine vorweggenommene Anbieterpreisangabe. Es ist ein vom Unternehmen festgelegter wirtschaftlicher Rahmen. Er zeigt, welcher Gesamtaufwand für das Projekt tragfähig ist und welche Kostenarten bei der späteren Auswahl berücksichtigt werden müssen.

Budget und Anbieterpreis sind nicht dasselbe

Das Budget beschreibt, welchen Gesamtaufwand das Unternehmen wirtschaftlich vertreten kann. Der Anbieterpreis ist das Ergebnis einer konkreten Ausschreibung und Verhandlung. Beide Werte entstehen zu unterschiedlichen Zeitpunkten und dienen unterschiedlichen Zwecken.

Ein Budget darf nicht so niedrig angesetzt werden, dass geeignete Lösungen von vornherein ausgeschlossen werden. Es darf aber auch nicht allein aus unverbindlichen Marktpreisen entstehen. Ausgangspunkt ist die wirtschaftliche Tragfähigkeit des eigenen Unternehmens.

Den vollständigen Projektaufwand betrachten

Eine belastbare Planung unterscheidet mindestens vier Kostenblöcke:

1. externe einmalige Kosten,
2. interne einmalige Kosten,
3. laufende Kosten,
4. Risiko- und Reservenpositionen.

Erst die Summe dieser Blöcke ergibt den realistischen Gesamtaufwand. Je nach Betriebsmodell können einzelne Positionen anders verteilt sein. Bei einer Cloud-Lösung fallen beispielsweise häufig geringere Investitionen für Server an, dafür steigen die laufenden Nutzungsentgelte.

Externe einmalige Kosten

Software und Nutzungsrechte

Je nach Vertragsmodell entstehen klassische Lizenzkosten, einmalige Nutzungsrechte, Einrichtungsgebühren oder initiale Kosten für eine Cloud- beziehungsweise SaaS-Lösung. Entscheidend ist nicht nur der Preis, sondern die Bezugsgröße.

Mögliche Preisparameter sind:

• Anzahl der Nutzer oder gleichzeitigen Nutzer,
• Anzahl der Maschinen, Anlagen oder Arbeitsplätze,
• Anzahl der Standorte oder Werke,
• ausgewählte Module und Funktionspakete,
• Datenvolumen oder Transaktionen,
• Produktionsmenge oder Unternehmensgröße.

Das Mengengerüst muss deshalb frühzeitig geklärt werden. Ohne belastbare Mengen ist weder eine Kostenschätzung noch ein fairer Anbietervergleich möglich.

Einführung, Konfiguration und Projektmanagement

Ein MES wird nicht nur installiert. Prozesse, Rollen, Rückmeldewege, Arbeitsplätze, Stammdaten, Kennzahlen und Berechtigungen müssen eingerichtet werden. Hinzu kommen Projektleitung, Workshops, Tests, Dokumentation und Inbetriebnahmeunterstützung.

Typische Leistungen sind:

• Projektstart und Detailplanung,
• Prozess- und Fachworkshops,
• Systemkonfiguration und Parametrierung,
• Einrichtung von Masken, Rollen und Berechtigungen,
• Testbegleitung und Fehlerkorrektur,
• Schulung von Administratoren, Key-Usern und Anwendern,
• Go-live-Unterstützung und Stabilisierungsphase.

Schnittstellen und technische Integration

Schnittstellen gehören häufig zu den größten Kostentreibern. Dabei ist nicht nur die Verbindung zum ERP-System relevant. Je nach Zielbild müssen Maschinen, Steuerungen, Prüfmittel, Lagertechnik, Personalsysteme, Energiemessung oder weitere Fachsysteme angebunden werden.

Für jede Schnittstelle sollten mindestens folgende Fragen beantwortet werden:

• Welche Daten werden ausgetauscht?
• In welche Richtung und wie häufig erfolgt der Austausch?
• Welches System führt die Daten?
• Existiert bereits eine Standardschnittstelle?
• Wer trägt Verantwortung für Bereitstellung, Test und Betrieb?
• Welche Änderungen an Drittsystemen sind notwendig?

Maschinenanbindung und Shopfloor-Hardware

Bei der Maschinenanbindung entstehen Kosten für Konnektoren, Treiber, Gateways, Signalaufbereitung, Netzwerkinfrastruktur und Inbetriebnahme. Hinzu kommen gegebenenfalls Industrie-PCs, Terminals, Scanner, Drucker, Monitore, mobile Geräte und Halterungen.

Alte oder heterogene Maschinenparks erfordern meist eine differenzierte Betrachtung. Eine pauschale Kostenannahme je Maschine ist nur dann sinnvoll, wenn Maschinentypen und Anbindungswege vergleichbar sind.

Datenmigration und Datenaufbereitung

Stammdaten, Auftragsdaten, Arbeitspläne, Prüfpläne, Maschinendaten und Benutzerinformationen müssen vollständig, eindeutig und technisch nutzbar sein. Häufig liegt der größere Aufwand nicht in der Migration selbst, sondern in der Bereinigung und Harmonisierung der Quelldaten.

Zu berücksichtigen sind:

• Analyse vorhandener Datenbestände,
• Bereinigung von Dubletten und Fehlern,
• Festlegung führender Systeme,
• Zuordnung und Transformation von Feldern,
• Testmigrationen und fachliche Freigabe,
• Übernahme historischer Daten, sofern erforderlich.

Beratung und externe Unterstützung

Auch anbieterunabhängige Beratung, Projektsteuerung, Vertragsprüfung, IT-Sicherheit oder Spezialwissen für Maschinenkommunikation können Bestandteil des Projektbudgets sein. Diese Leistungen erhöhen zwar den sichtbaren Projektaufwand, reduzieren aber Fehlentscheidungen, Nachträge und interne Überlastung.

Interne einmalige Kosten

Interne Projektarbeit wird in Budgets häufig nicht oder nur unvollständig berücksichtigt. Für die tatsächliche Belastung des Unternehmens ist sie jedoch wesentlich. Ein MES-Projekt benötigt Fachwissen aus Produktion, Planung, Qualität, Logistik, Personal, IT und Controlling.

Typische interne Aufgaben sind:

• Ist-Aufnahme und Zieldefinition,
• Erstellung und Abstimmung des Lastenhefts,
• Bereitstellung und Bereinigung von Stammdaten,
• Klärung von Prozessen und Verantwortlichkeiten,
• Teilnahme an Workshops und Anbieterpräsentationen,
• Testfallbeschreibung, Durchführung und Dokumentation,
• Schulungsvorbereitung und interne Kommunikation,
• Begleitung von Pilotierung, Go-live und Stabilisierung.

Die Bewertung kann über geplante Personentage und interne Verrechnungssätze erfolgen. Zusätzlich muss geklärt werden, wie das Tagesgeschäft während des Projekts abgesichert wird. Werden Schlüsselpersonen nicht entlastet, entstehen Verzögerungen und Qualitätsprobleme.

Die Beispielwerte sind keine Marktwerte. Sie zeigen die Berechnungslogik. Für das eigene Projekt sind reale Rollen, Zeitbedarfe und betriebliche Sätze anzusetzen.

Laufende Kosten vollständig erfassen

Für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung reicht der einmalige Projektaufwand nicht aus. MES-Systeme verursachen über die gesamte Nutzungsdauer laufende Kosten.

Dazu gehören insbesondere:

• Softwarewartung und Pflegeverträge,
• Cloud- oder SaaS-Gebühren,
• Hosting, Datenbanken und Infrastruktur,
• Support- und Serviceleistungen,
• Updates, Releases und Regressionstests,
• Betrieb, Administration und Benutzerpflege,
• zusätzliche Kosten bei Wachstum oder Mengenerhöhung,
• Erneuerung von Endgeräten und technischen Komponenten.

Bei klassischen Lizenzmodellen wird die jährliche Wartung häufig als Prozentsatz der Lizenzkosten berechnet. Bei SaaS-Modellen sind Betrieb, Updates und Nutzungsrechte meist in wiederkehrenden Gebühren gebündelt. Ein Vergleich muss daher über einen einheitlichen Zeitraum erfolgen.

Total Cost of Ownership statt isolierter Kaufpreis

Die Total Cost of Ownership, kurz TCO, fasst alle relevanten Kosten über einen definierten Betrachtungszeitraum zusammen. Für MES-Projekte ist ein Zeitraum von fünf bis sieben Jahren häufig aussagekräftiger als der reine Einführungsaufwand.

Ein niedriger Einstiegspreis kann langfristig teurer sein, wenn hohe laufende Gebühren, kostenpflichtige Erweiterungen oder aufwendige Releasewechsel hinzukommen. Umgekehrt kann eine höhere Anfangsinvestition wirtschaftlich sein, wenn Betrieb und Ausbau günstiger und planbarer sind.

Budget aus dem Nutzen ableiten

Der wirtschaftlich vertretbare Budgetrahmen wird aus dem realistisch erwarteten jährlichen Nutzen und dem vom Unternehmen akzeptierten Amortisationszeitraum abgeleitet. Davon sind interne Projektkosten und weitere notwendige Investitionen abzuziehen.

Die Formel liefert keinen endgültigen Kaufpreis. Sie zeigt, welcher externe Aufwand unter den festgelegten wirtschaftlichen Bedingungen maximal tragfähig ist.

Berechnungsbeispiel

Ein Unternehmen ermittelt ein konservatives, jährlich wiederkehrendes Einsparpotenzial von 420.000 Euro. Die Geschäftsführung verlangt eine Amortisation innerhalb von zwei Jahren. Für interne Projektarbeit werden 180.000 Euro angesetzt. Shopfloor-Hardware und Netzwerkausbau erfordern weitere 90.000 Euro.

Die laufenden Kosten müssen zusätzlich in die Mehrjahresbetrachtung einfließen. Je nach Berechnungsmethode können sie vom jährlichen Nutzen abgezogen oder in einer TCO- und Kapitalwertbetrachtung separat berücksichtigt werden.

Einführungsstufen wirtschaftlich planen

Nicht jeder fachlich sinnvolle Umfang muss sofort umgesetzt werden. Eine stufenweise Einführung kann Investition, interne Belastung und Projektrisiko reduzieren. Voraussetzung ist, dass die Stufen fachlich und technisch aufeinander aufbauen.

Für jede Einführungsstufe sollten folgende Punkte ausgewiesen werden:

• enthaltene Standorte, Bereiche, Maschinen und Module,
• erwarteter Nutzen und Zeitpunkt der Wirkung,
• einmalige externe und interne Kosten,
• zusätzliche laufende Kosten,
• notwendige Voraussetzungen und Abhängigkeiten,
• Entscheidungskriterien für die nächste Stufe.

Eine wirtschaftlich sinnvolle erste Stufe sollte einen erkennbaren Nutzen erzeugen, gleichzeitig aber die spätere Erweiterung nicht behindern. Ein zu kleiner Pilot ohne repräsentative Prozesse kann falsche Ergebnisse liefern. Ein zu großer Startumfang überfordert dagegen Organisation und Projektteam.

Reserve für bekannte und unbekannte Risiken

Auch eine sorgfältige Planung kann nicht jede Unsicherheit beseitigen. Deshalb sollte das Budget eine transparente Reserve enthalten. Ihre Höhe hängt von Reifegrad, technischem Risiko, Datenqualität, Maschinenheterogenität und Klarheit der Anforderungen ab.

Typische Risikofelder sind:

• noch ungeklärte Altanlagen und proprietäre Steuerungen,
• unvollständige Stammdaten,
• zusätzlicher Anpassungsbedarf an ERP oder Drittsystemen,
• ungeplante gesetzliche oder IT-Sicherheitsanforderungen,
• fehlende interne Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen,
• Änderungen des Projektumfangs.

Die Reserve darf keine pauschale Ausrede für unklare Planung sein. Bekannte Leistungen gehören in die Kostenschätzung. Die Reserve ist für verbleibende Unsicherheiten vorgesehen und sollte mit klarer Freigaberegel verwaltet werden.

Mit Szenarien statt mit einem Einzelwert arbeiten

Frühe Budgetplanungen enthalten zwangsläufig Unsicherheiten. Sinnvoll sind deshalb drei Szenarien:

Die Szenarien müssen auf denselben fachlichen Grundlagen beruhen. Sie dürfen nicht durch beliebige Prozentaufschläge entstehen, sondern durch nachvollziehbare Unterschiede bei Umfang, Aufwand und Risiko.

Budgetfreigabe als Managemententscheidung

Vor Beginn der Lastenhefterstellung und Softwareauswahl sollte die Geschäftsführung den wirtschaftlichen Rahmen ausdrücklich bestätigen. Die Freigabe umfasst nicht nur Geld, sondern auch interne Ressourcen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege.

Eine belastbare Freigabe beantwortet mindestens folgende Fragen:

• Welches jährliche Einsparpotenzial wird als realistisch anerkannt?
• Welche Amortisationsdauer wird akzeptiert?
• Welcher Gesamt- und welcher externe Budgetrahmen gelten?
• Welche laufenden Kosten sind wirtschaftlich vertretbar?
• Welche internen Kapazitäten werden verbindlich bereitgestellt?
• Welche Einführungsstufe wird zunächst geplant?
• Wer darf über Reserve und Umfangsänderungen entscheiden?

Ergebnis dieses Arbeitsschrittes

Am Ende der Kosten- und Budgetplanung sollten mindestens folgende Ergebnisse vorliegen:

• eine vollständige Struktur aller einmaligen und laufenden Kosten,
• ein dokumentiertes Mengengerüst als Basis der Kostenschätzung,
• eine realistische Planung der internen Personentage,
• eine Mehrjahresbetrachtung der Total Cost of Ownership,
• ein aus Nutzen und Amortisationsziel abgeleiteter Budgetrahmen,
• eine Aufteilung nach Einführungsstufen,
• eine begründete Risiko- und Budgetreserve,
• eine dokumentierte Freigabe durch Geschäftsführung und Controlling.

Arbeitshilfe: Projektkosten und Budget prüfen

Übergang zum nächsten Kapitel

Mit Einsparpotenzialen, Projektkosten und Budget liegt die wirtschaftliche Grundlage vor. Im nächsten Teil wird daraus das fachliche und technische Zielbild entwickelt. Zunächst wird festgelegt, welche MES-Module und welche Systemarchitektur zur Ausgangssituation, zu den Zielen und zum geplanten Einführungsumfang passen.