Teil VI – Softwareauswahl
Anbietervergleich
Ein belastbarer Anbietervergleich beginnt nicht mit Produktpräsentationen. Er beginnt mit einer klaren Vorauswahl, einer einheitlichen Ausschreibung und nachvollziehbaren Antworten auf das freigegebene Lastenheft.
Nach der Fertigstellung des Lastenheftes beginnt die eigentliche Softwareauswahl. In dieser Phase wird aus einer großen und unübersichtlichen Anbieterlandschaft eine begründete Rangfolge geeigneter Lösungen.
Die entscheidende Frage lautet nicht: Welcher Anbieter wirkt am überzeugendsten? Entscheidend ist, welcher Anbieter die fachlichen, technischen, organisatorischen und wirtschaftlichen Anforderungen des Unternehmens am besten erfüllt und die geringsten Projektrisiken verursacht.
Grundsatz
Alle Anbieter müssen auf derselben Grundlage angefragt, bewertet und verglichen werden. Individuelle Gespräche ohne verbindliche Struktur führen zu unterschiedlichen Annahmen und damit zu nicht vergleichbaren Ergebnissen.
Die Softwareauswahl ist ein mehrstufiger Prozess
Ein praxistauglicher Auswahlprozess besteht aus mehreren aufeinander aufbauenden Stufen:
- Anbietermarkt strukturieren und Suchkriterien festlegen,
- geeignete Anbieter identifizieren und vorqualifizieren,
- Longlist auf eine bearbeitbare Ausschreibungsgruppe reduzieren,
- Lastenheft und Preisblätter einheitlich versenden,
- Anbieterantworten formal und fachlich prüfen,
- Erfüllungsgrad, Lösungsweg, Risiken und Kosten bewerten,
- Shortlist für die Lösungspräsentationen bilden.
Die Stufen verhindern, dass ungeeignete Anbieter zu lange im Verfahren bleiben oder Präsentationsqualität die fachliche Eignung überdeckt.
Suchprofil vor der Marktrecherche festlegen
Bevor Anbieter recherchiert werden, muss ein verbindliches Suchprofil vorliegen. Es beschreibt nicht einzelne Produktfunktionen, sondern die grundlegenden Rahmenbedingungen, die ein Anbieter erfüllen muss.
Zum Suchprofil gehören insbesondere:
- benötigte MES-Module und fachliche Schwerpunkte,
- Branche, Fertigungsart und Produktionskomplexität,
- Unternehmensgröße, Werke und internationaler Rollout,
- technologische Anforderungen und Betriebsmodell,
- ERP-, Maschinen- und Drittsystemintegration,
- notwendige Sprachen und regionale Betreuung,
- Projektgröße und geplanter Einführungszeitraum,
- Anforderungen an Support, Beratung und Implementierungspartner.
Damit wird vermieden, dass bekannte Markennamen oder bestehende Kontakte die Vorauswahl bestimmen.
Anbieterlandschaft systematisch erfassen
Der MES-Markt umfasst sehr unterschiedliche Anbietergruppen. Dazu gehören umfassende MES-Suiten, spezialisierte Modulanbieter, branchenspezifische Lösungen, ERP-nahe Systeme, Automatisierungsanbieter sowie Plattformen mit konfigurierbaren Anwendungen.
Eine erste Longlist darf deshalb bewusst breiter sein. Sie sollte jedoch nur Anbieter enthalten, für die eine realistische fachliche und wirtschaftliche Passung erkennbar ist. Eine beliebig lange Liste erhöht den Aufwand, verbessert aber nicht automatisch die Auswahlqualität.
Praxisempfehlung
Für eine strukturierte Marktanalyse ist eine Longlist von etwa zehn bis fünfzehn ernsthaft geeigneten Anbietern meist ausreichend. Nach der Vorqualifizierung sollte nur eine deutlich kleinere Gruppe das vollständige Lastenheft erhalten.
Vorqualifizierung mit klaren Ausschlusskriterien
Vor dem Versand des Lastenheftes werden die grundlegenden Voraussetzungen geprüft. Diese Vorqualifizierung spart auf beiden Seiten erheblichen Aufwand.
Mögliche Ausschlusskriterien sind:
- ein zwingend benötigtes Modul ist nicht verfügbar,
- das geforderte Betriebsmodell wird nicht unterstützt,
- notwendige ERP- oder Maschinenschnittstellen fehlen grundsätzlich,
- der Anbieter kann die geforderte Region oder Sprache nicht betreuen,
- die Lösung ist für die Unternehmensgröße nicht skalierbar,
- verbindliche Sicherheits- oder Compliance-Anforderungen werden nicht erfüllt,
- der geplante Projektzeitraum ist nicht realisierbar,
- es fehlen geeignete Referenzen für vergleichbare Einsatzbedingungen.
Ausschlusskriterien müssen vor der Anbieterbewertung festgelegt werden. Werden sie erst nach Sichtung der Antworten verändert, verliert das Verfahren seine Neutralität.
Unternehmens- und Produktinformationen abfragen
Die fachliche Funktionserfüllung allein reicht nicht aus. Der Auftraggeber muss auch beurteilen, ob Anbieter und Produkt langfristig zum Unternehmen passen.
Abzufragen sind unter anderem:
- Unternehmensgröße, Eigentümerstruktur und wirtschaftliche Stabilität,
- Anzahl der MES-Kunden und produktiven Installationen,
- Entwicklungsstandorte und verfügbare Projektressourcen,
- Produktstrategie und Releaseplanung,
- Anteil eigener Software und eingesetzter Fremdkomponenten,
- Implementierungsmodell und Rolle von Partnerunternehmen,
- Supportorganisation, Servicezeiten und Eskalationswege,
- Referenzprojekte mit vergleichbarer Fertigung und Größenordnung.
Diese Angaben werden nicht pauschal bewertet. Sie dienen dazu, Abhängigkeiten und Risiken sichtbar zu machen.
Das Ausschreibungspaket vollständig vorbereiten
Alle ausgewählten Anbieter erhalten dasselbe Ausschreibungspaket. Es sollte mindestens enthalten:
- Projektbeschreibung und Zielsetzung,
- freigegebenes Lastenheft,
- Mengengerüst,
- Vorgaben zur Beantwortung der Anforderungen,
- einheitliches Preisblatt,
- Projekt- und Terminrahmen,
- Verfahrensregeln und Ansprechpartner,
- Abgabetermin und verbindliche Formate,
- Hinweise zum weiteren Auswahlverfahren.
Je eindeutiger das Paket ist, desto geringer ist die Gefahr abweichender Annahmen.
Verbindliche Antwortstruktur vorgeben
Eine reine Ja-Nein-Antwort ist für einen MES-Vergleich ungeeignet. Anbieter müssen zu jeder bewertungsrelevanten Anforderung angeben, wie die Erfüllung erfolgt.
Eine praxistaugliche Antwortstruktur enthält mindestens:
- Erfüllungsstatus,
- Beschreibung des Lösungswegs,
- Standardfunktion, Konfiguration, Erweiterung oder Individualentwicklung,
- benötigte Zusatzmodule oder Fremdprodukte,
- Voraussetzungen und Einschränkungen,
- Aufwand und Kostenbezug,
- Verfügbarkeit zum geplanten Projektstart,
- Beleg durch Dokumentation, Referenz oder spätere Demonstration.
Vorsicht bei „erfüllt“
Die Kennzeichnung „erfüllt“ ist erst belastbar, wenn der Lösungsweg verständlich beschrieben ist. Ein Anbieter kann eine Anforderung technisch erfüllen, aber nur über Zusatzsoftware, Individualentwicklung oder einen veränderten Prozess.
Rückfragen zentral und transparent behandeln
Während der Bearbeitung entstehen Rückfragen. Diese werden über einen zentralen Ansprechpartner gesammelt, fachlich geklärt und allen beteiligten Anbietern in gleicher Form zur Verfügung gestellt, sofern die Antwort die Ausschreibungsgrundlage verändert oder konkretisiert.
Einzelne Anbieter dürfen keine zusätzlichen Informationen erhalten, die ihnen einen Bewertungsvorteil verschaffen. Verbindliche Klarstellungen werden versioniert und Bestandteil der Ausschreibung.
Anbieterantworten formal prüfen
Vor der fachlichen Bewertung erfolgt eine formale Vollständigkeitsprüfung:
- wurden alle Unterlagen fristgerecht abgegeben,
- sind sämtliche Anforderungen beantwortet,
- wurde die vorgegebene Antwortstruktur eingehalten,
- sind Annahmen und Ausschlüsse kenntlich gemacht,
- ist das Preisblatt vollständig,
- sind Zusatzmodule und Drittprodukte ausgewiesen,
- sind Projektleistungen und Verantwortlichkeiten beschrieben,
- wurden verlangte Nachweise beigefügt.
Unvollständige Angaben werden nicht stillschweigend positiv interpretiert. Sie gelten zunächst als offen und müssen innerhalb einer einheitlichen Klärungsfrist beantwortet werden.
Erfüllungsgrad fachlich bewerten
Die Anbieterangabe wird durch das Auswahlteam geprüft. Dabei wird nicht nur bewertet, ob eine Funktion grundsätzlich vorhanden ist, sondern wie gut der vorgeschlagene Lösungsweg zur Anforderung passt.
Eine mögliche Bewertungsskala lautet:
- 100 Prozent: vollständig im Standard erfüllt,
- 75 Prozent: durch Konfiguration oder geringe Ergänzung erfüllt,
- 50 Prozent: nur mit deutlicher Erweiterung oder Prozessanpassung erfüllt,
- 25 Prozent: wesentliche Teile fehlen oder sind nur über Umwege lösbar,
- 0 Prozent: nicht erfüllt oder nicht nachvollziehbar beantwortet.
Die Skala muss vor Beginn der Bewertung festgelegt und für alle Anbieter gleich angewendet werden.
Standard, Konfiguration und Individualentwicklung unterscheiden
Zwei Anbieter können dieselbe Anforderung als erfüllt kennzeichnen und dennoch völlig unterschiedliche Projektrisiken verursachen.
- Standard: Funktion ist produktiv verfügbar und releasefähig.
- Konfiguration: Funktion wird mit vorgesehenen Einstellungen oder Modellierungswerkzeugen umgesetzt.
- Erweiterung: vorhandene Lösung wird durch ein zusätzliches, vom Anbieter gepflegtes Modul ergänzt.
- Individualentwicklung: kundenspezifischer Programmcode ist erforderlich.
- Prozessanpassung: die Anforderung wird nicht wie beschrieben umgesetzt; der Kunde muss seinen Prozess verändern.
Diese Kategorien beeinflussen Aufwand, Upgradefähigkeit, Wartung und langfristige Abhängigkeit. Sie dürfen deshalb nicht gleich bewertet werden.
Risiken getrennt von Funktionspunkten bewerten
Eine hohe funktionale Punktzahl kann erhebliche Projektrisiken verdecken. Risiken sollten deshalb in einer eigenen Bewertung erfasst werden.
Typische Risikofelder sind:
- umfangreiche Individualentwicklung,
- nicht verfügbare oder nur geplante Funktionen,
- unklare Integrationsverantwortung,
- Abhängigkeit von einzelnen Personen oder Partnern,
- fehlende Referenzen für kritische Einsatzfälle,
- unzureichende Projektkapazität,
- proprietäre Schnittstellen und eingeschränkter Datenzugriff,
- unklare Produktstrategie oder auslaufende Technologie.
Risiken werden mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und möglicher Gegenmaßnahme dokumentiert.
Kosten auf derselben Grundlage vergleichen
Ein Preisvergleich ist nur aussagefähig, wenn Umfang, Mengen, Zeitraum und Leistungsabgrenzung identisch sind. Der niedrigste Einstiegspreis ist nicht automatisch das wirtschaftlichste Angebot.
Verglichen werden sollten mindestens:
- Softwarelizenzen oder Subskriptionen,
- Module, Benutzer, Maschinen und Standorte,
- Einführung, Konfiguration und Projektleitung,
- Schnittstellen und Maschinenanbindungen,
- Datenmigration, Tests und Inbetriebnahme,
- Schulung und Dokumentation,
- Hardware, Infrastruktur und Fremdprodukte,
- Wartung, Support und Betrieb,
- Reise- und Nebenkosten,
- Folgekosten für Zielausbau und zusätzliche Mengen.
Für die wirtschaftliche Bewertung wird ein einheitlicher Betrachtungszeitraum verwendet. Ein TCO-Vergleich über mehrere Jahre zeigt, wie sich unterschiedliche Lizenz- und Betriebsmodelle auswirken.
Preis und Erfüllungsgrad gemeinsam betrachten
Eine reine Rangfolge nach Punkten ist ebenso wenig ausreichend wie eine Rangfolge nach Preis. Sinnvoll ist eine kombinierte Betrachtung von fachlicher Eignung, technischen Risiken, Projektfähigkeit und Gesamtkosten.
Ein hoher Erfüllungsgrad rechtfertigt nicht jeden Mehrpreis. Umgekehrt ist ein günstiger Anbieter nicht wirtschaftlich, wenn wesentliche Funktionen fehlen oder zusätzliche interne Aufwände entstehen.
Preis-Leistungs-Betrachtung
Die Rangfolge muss zeigen, welchen fachlichen Nutzen und welches Risikoprofil das Unternehmen für den jeweiligen Gesamtpreis erhält. Abweichungen werden nicht nur berechnet, sondern inhaltlich erklärt.
Bewertungsteam und Verantwortlichkeiten festlegen
Die Bewertung wird nicht von einer Einzelperson durchgeführt. Fachbereiche, IT, Projektleitung und bei Bedarf Einkauf oder Datenschutz bewerten die für sie relevanten Themen.
Für jede Anforderungsgruppe wird ein fachlich verantwortlicher Bewerter benannt. Eine zentrale Stelle konsolidiert die Ergebnisse, klärt Abweichungen und achtet auf die einheitliche Anwendung der Bewertungsregeln.
Bewertungen müssen begründet werden. Nicht nachvollziehbare Einzelurteile oder nachträgliche Punktänderungen ohne dokumentierten Grund sind zu vermeiden.
Eine belastbare Rangfolge bilden
Nach der formalen und fachlichen Prüfung entsteht eine vorläufige Rangfolge. Sie berücksichtigt:
- Erfüllung der Muss- und Soll-Anforderungen,
- Ausschlusskriterien,
- gewichteten fachlichen Erfüllungsgrad,
- Anteil von Standard und Individualentwicklung,
- technische und organisatorische Risiken,
- Projekt- und Supportfähigkeit des Anbieters,
- Gesamtkosten und Folgekosten,
- Passung zu Zielarchitektur und Einführungsstufen.
Die Rangfolge ist zu diesem Zeitpunkt noch keine endgültige Entscheidung. Sie dient dazu, die Anbieter für die nächste Auswahlstufe zu bestimmen.
Shortlist gezielt begrenzen
Für Lösungspräsentationen sollten nur Anbieter eingeladen werden, die eine realistische Chance auf den Auftrag haben. In der Praxis ist eine Shortlist von drei bis fünf Anbietern meist ausreichend.
Eine größere Gruppe verursacht hohen internen Aufwand und erschwert eine intensive Prüfung. Eine zu kleine Gruppe reduziert dagegen die Vergleichsbasis und die Verhandlungsposition.
Die Gründe für Aufnahme oder Ausschluss werden dokumentiert und intern freigegeben.
Das Musterwerk führt den Anbietervergleich durch
Beispiel: Musterwerk Präzisionstechnik GmbH
Auf Basis des Suchprofils identifiziert das Musterwerk zwölf grundsätzlich geeignete MES-Anbieter. Drei Anbieter scheiden in der Vorqualifizierung aus, weil die geforderte Maschinenintegration, der deutschsprachige Support oder der geplante Rollout über mehrere Werke nicht ausreichend abgedeckt werden.
Neun Anbieter erhalten eine Kurzabfrage. Sechs davon werden anschließend mit dem vollständigen Lastenheft, dem Mengengerüst und dem einheitlichen Preisblatt zur Angebotsabgabe eingeladen.
Bei der Prüfung zeigt sich, dass zwei Anbieter zwar einen hohen nominellen Erfüllungsgrad angeben, jedoch zahlreiche Anforderungen nur durch Individualentwicklung oder zusätzliche Partnerprodukte lösen. Ein weiterer Anbieter ist preislich attraktiv, erfüllt aber ein freigegebenes Ausschlusskriterium nicht.
Nach Konsolidierung von Erfüllungsgrad, Risiken und TCO verbleiben vier Anbieter auf der Shortlist. Für jeden Anbieter werden die offenen und kritischen Punkte als verbindliche Demonstrationsaufgaben für die nächste Auswahlstufe vorbereitet.
Typische Fehler beim Anbietervergleich
- Die Auswahl beginnt mit bekannten Namen statt mit einem Suchprofil.
- Zu viele Anbieter erhalten ohne Vorqualifizierung das vollständige Lastenheft.
- Anbieter beantworten Anforderungen in frei gewählten Formaten.
- Ein „Ja“ wird ohne Beschreibung des Lösungswegs akzeptiert.
- Standardfunktion und Individualentwicklung werden gleich bewertet.
- Unvollständige Antworten werden zugunsten des Anbieters interpretiert.
- Kritische Rückfragen werden nur mit einzelnen Anbietern geklärt.
- Produktpräsentationen beeinflussen bereits die schriftliche Bewertung.
- Preise werden ohne identischen Leistungsumfang verglichen.
- Eine Gesamtpunktzahl verdeckt Ausschlusskriterien und Projektrisiken.
- Die Shortlist wird aus Höflichkeit zu groß gewählt.
Ergebnis dieses Arbeitsschrittes
Am Ende sollten mindestens folgende Ergebnisse vorliegen:
- ein freigegebenes Suchprofil,
- eine dokumentierte Longlist geeigneter Anbieter,
- durchgeführte Vorqualifizierung mit Ausschlussgründen,
- ein einheitliches Ausschreibungspaket,
- vollständige und formal geprüfte Anbieterantworten,
- fachlich geprüfte Erfüllungsgrade,
- Trennung von Standard, Konfiguration und Individualentwicklung,
- dokumentierte technische und organisatorische Risiken,
- vergleichbare Projekt- und Gesamtkosten,
- eine begründete vorläufige Rangfolge,
- eine intern freigegebene Shortlist,
- offene Punkte und Demonstrationsaufgaben je Shortlist-Anbieter.
Arbeitshilfe: Anbietervergleich prüfen
Prüfliste
- Das Suchprofil ist aus Zielbild und Lastenheft abgeleitet.
- Ausschlusskriterien wurden vor der Marktbewertung festgelegt.
- Die Longlist enthält nur realistisch geeignete Anbieter.
- Die Vorqualifizierung ist dokumentiert.
- Alle Anbieter erhielten dieselben Unterlagen und Fristen.
- Antwortformat und Erfüllungsgrade sind verbindlich vorgegeben.
- Rückfragen wurden zentral und transparent beantwortet.
- Die Anbieterunterlagen wurden formal auf Vollständigkeit geprüft.
- Jede kritische Anforderung enthält einen nachvollziehbaren Lösungsweg.
- Standard, Konfiguration, Erweiterung und Individualentwicklung sind getrennt.
- Risiken werden unabhängig von Funktionspunkten bewertet.
- Kosten beziehen sich auf dasselbe Mengengerüst und denselben Zeitraum.
- Bewertungen sind fachlich begründet und konsolidiert.
- Die Shortlist umfasst nur ernsthaft geeignete Anbieter.
- Offene Punkte wurden für die Lösungspräsentationen vorbereitet.
Ihr Nutzen
Ein strukturierter Anbietervergleich reduziert den Markt auf tatsächlich geeignete Lösungen. Er macht Unterschiede bei Funktionserfüllung, Lösungsweg, Projektrisiko und Kosten sichtbar und schafft eine belastbare Grundlage für die Lösungspräsentationen.
Entscheidungspunkt
Ist die Shortlist fachlich, technisch und wirtschaftlich so begründet, dass nur Anbieter mit realistischer Auftragsperspektive in die nächste Auswahlstufe gelangen?
Übergang zum nächsten Kapitel
Der schriftliche Anbietervergleich zeigt, welche Lösungen grundsätzlich geeignet sind. Im nächsten Kapitel müssen die Shortlist-Anbieter ihre Lösung anhand verbindlicher Use Cases und kritischer Anforderungen demonstrieren. Erst dann wird aus der vorläufigen Bewertung eine belastbare Rangfolge.
Häufige Fragen zu Anbietervergleich
Wie wird ein MES-Anbietervergleich aufgebaut?
Ein MES-Anbietervergleich basiert auf Suchprofil, Lastenheft, einheitlicher Antwortstruktur, Bewertung des Erfüllungsgrads, Risikoprüfung und vergleichbarer Kostenbetrachtung.
Warum ist die Trennung von Standard, Konfiguration und Individualentwicklung wichtig?
Diese Trennung zeigt, wie eine Anforderung erfüllt wird. Standardfunktionen sind meist risikoärmer als Individualentwicklungen, die Aufwand, Tests und spätere Wartung beeinflussen.
Wann entsteht eine belastbare MES-Shortlist?
Eine belastbare Shortlist entsteht, wenn Anbieter fachlich geeignet sind, zentrale Anforderungen erfüllen, Risiken transparent sind und Kosten auf gleicher Grundlage verglichen wurden.