Feedback an Anbieter kommunizieren
Nach der Shortlist-Entscheidung sollten sowohl weitergeführte als auch ausgeschiedene Anbieter zeitnah über ihren Status informiert werden. Die Kommunikation bleibt sachlich, professionell und auf den jeweiligen Prozessstand begrenzt.
Klare Kommunikation beendet eine Auswahlstufe sauber.
Anbieter investieren erhebliche Zeit in eine Ausschreibung. Ein transparenter Prozess beinhaltet deshalb auch eine verlässliche Rückmeldung, ob und wie es weitergeht.
Dabei müssen interne Bewertungen oder vertrauliche Informationen anderer Anbieter nicht offengelegt werden. Entscheidend ist eine eindeutige, wertschätzende Statuskommunikation.
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
Teilnehmerstatus nach finaler Shortlist-Freigabe prüfen.
Einheitliche Kommunikationslinien für Shortlist und Absagen vorbereiten.
Shortlist-Anbieter über nächste Schritte und geplante Präsentationsphase informieren.
Ausgeschiedenen Anbietern zeitnah und eindeutig absagen.
Bei Feedback nur freigegebene, sachliche Gründe kommunizieren.
Keine vertraulichen Bewertungen anderer Anbieter offenlegen.
Versand und besondere Rückmeldungen dokumentieren.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Eindeutigkeit
Jeder Anbieter muss wissen, ob er weiter im Verfahren ist.
Ausblick
Nächste Phase, voraussichtlicher Zeitraum und weitere Informationen ankündigen.
Abschluss
Ausgeschiedene Anbieter nicht unnötig im Unklaren lassen.
Sachlichkeit
Nur abgestimmte und belegbare Gründe kommunizieren.
Grenzen
Keine Rankings, Preise oder vertraulichen Informationen anderer Teilnehmer weitergeben.
Historie
Wesentliche Kommunikation für den Auswahlprozess nachvollziehbar ablegen.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Projektleitung
Koordiniert fachliche Statusinformation und nächsten Prozessschritt.
Einkauf
Übernimmt je nach Organisation formale Anbieterkommunikation.
Management / Auftraggeber
Gibt bei Bedarf sensible Kommunikationslinien frei.
Anbieter
Erhalten klare Information über Fortführung oder Abschluss ihrer Teilnahme.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
Unklare Statuslagen wirken unprofessionell und binden unnötig Ressourcen.
Interne Bewertungen und Daten anderer Anbieter bleiben vertraulich.
Fachbereich, Projektleitung und Einkauf sollten abgestimmt kommunizieren.
Die verbleibenden Anbieter müssen wissen, wie und wann die Präsentationsphase startet.
Feedback knapp, sachlich und konsistent halten.
Ein Anbieter benötigt eine klare Statusaussage. Wo fachliches Feedback sinnvoll und intern freigegeben ist, sollte es konkret genug sein, um verständlich zu sein – ohne vertrauliche Vergleichsdaten offenzulegen.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 3.2.9 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
Alle informiert
Kein Anbieter bleibt ohne eindeutige Statusmeldung.
Shortlist vorbereitet
Verbleibende Anbieter kennen den nächsten Auswahlabschnitt.
Kommunikation dokumentiert
Wesentliche Rückmeldungen sind im Projektverlauf nachvollziehbar abgelegt.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Die Ausschreibungsphase ist kommunikativ abgeschlossen; die Shortlist-Anbieter sind auf die folgende Präsentations- und Auswahlphase vorbereitet.
Schritt 3.2.9 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.
