Teilnehmer für MES-Auswahl definieren
Für die Präsentations- und Entscheidungsphase wird ein klar definierter Teilnehmerkreis benötigt. Die Personen sollen die relevanten Fachbereiche vertreten, die Use Cases beurteilen können und die spätere Entscheidung mittragen.
Bewerten sollen diejenigen, die Anforderungen und Prozesse wirklich kennen.
Zu viele Teilnehmer erschweren eine konzentrierte Bewertung; ein zu kleiner Kreis lässt wichtige Perspektiven fehlen. Entscheidend ist deshalb ein ausgewogenes Bewertungsteam mit klaren Rollen.
Die Teilnehmer sollten vor Beginn wissen, welche Kriterien sie bewerten und wie ihre Einzelbewertungen später zusammengeführt werden.
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
Benötigte Fachbereiche für die Auswahl identifizieren.
Kernteilnehmer für alle Anbieterpräsentationen festlegen.
Fachliche Spezialisten für einzelne Use Cases bestimmen.
IT und technische Verantwortliche einbeziehen.
Einkauf beziehungsweise kaufmännische Rollen nach Bedarf integrieren.
Vertretungsregeln für unvermeidbare Ausfälle festlegen.
Bewertungsrolle und Teilnahmeerwartung kommunizieren.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Kontinuität
Ein möglichst konstanter Kreis sollte alle Anbieter sehen, damit Bewertungen vergleichbar bleiben.
Prozesswissen
Die relevanten Produktions- und Qualitätsprozesse müssen im Raum kompetent vertreten sein.
Technik
Architektur, Schnittstellen und Betrieb benötigen eine fachkundige Bewertung.
Wirtschaft
Kaufmännische Perspektive und spätere Verhandlung früh mitdenken.
Use Cases
Für besondere Szenarien gezielt Experten hinzunehmen.
Ausfallregel
Wechselnde Teilnehmer nur dort zulassen, wo Vergleichbarkeit nicht beeinträchtigt wird.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Projektleitung
Stellt einen konsistenten Teilnehmerkreis und Bewertungsprozess sicher.
Fachbereiche
Bewerten die Lösung anhand realer Anforderungen und Use Cases.
IT
Bewertet technische Passung und Integrationsaspekte.
Einkauf
Begleitet kaufmännische Kriterien und spätere Vertragsphase.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
Unterschiedliche Teilnehmer machen Anbieterbewertungen kaum vergleichbar.
Viele Personen ohne klare Bewertungsrolle erhöhen Aufwand und verwässern Diskussionen.
Führungssicht allein reicht für die Beurteilung praktischer Bedien- und Prozessfragen nicht aus.
Teilnehmer müssen wissen, ob sie beobachten, bewerten oder entscheiden.
Ein möglichst konstanter Kern bewertet alle Anbieter.
Gerade bei mehreren Präsentationsterminen sollte der gleiche Kernkreis teilnehmen. Nur dann lassen sich Eindrücke und Bewertungen über die Anbieter hinweg belastbar vergleichen.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 3.3.1 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
Kernkreis steht
Die zentralen Bewerter nehmen möglichst an allen Präsentationen teil.
Expertise abgedeckt
Fachliche, technische und kaufmännische Perspektiven sind ausreichend vertreten.
Rollen kommuniziert
Jeder Teilnehmer kennt Bewertungsaufgabe und Entscheidungspfad.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Ein arbeitsfähiges und vergleichbar besetztes Bewertungsteam steht fest. Damit können Präsentationstermine, Use Cases und Bewertungsunterlagen vorbereitet werden.
Mit dem passenden Werkzeug strukturiert weiterarbeiten.
Die Auswahl-App unterstützt die strukturierte Vorbereitung, Bewertung und Dokumentation des Anbietervergleichs auf Basis des freigegebenen Lastenhefts.
Schritt 3.3.1 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.
