MES-Beauftragung durchführen
Mit der formellen Beauftragung endet die Auswahlphase und der gewählte MES-Anbieter erhält den verbindlichen Auftrag auf Basis der final geprüften Dokumente. Jetzt ist entscheidend, dass genau der freigegebene Leistungs- und Vertragsstand bestellt wird.
Die Bestellung fixiert das Ergebnis des gesamten Auswahlprozesses.
Nach Monaten strukturierter Vorbereitung darf die Beauftragung nicht auf einer veralteten Angebotsfassung oder unvollständigen Anlagen beruhen.
Bestellung beziehungsweise Vertragsunterzeichnung, Angebot, Lastenheft und vereinbarte Anlagen müssen eindeutig zusammenpassen und intern entsprechend den Freigaberegeln genehmigt sein.
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
Finalen Anbieter und Entscheidungsfreigabe bestätigen.
Angebots-, Vertrags- und Anlagenversionen abschließend prüfen.
Bestellwert und Zahlungsbedingungen gegen Verhandlungsergebnis kontrollieren.
Interne Bestell- und Zeichnungsfreigaben einholen.
Bestellung beziehungsweise Vertrag rechts- und prozesskonform auslösen.
Beauftragten Anbieter über finalen Projektstatus informieren.
Verbindliche Dokumentbasis archivieren und Übergang zur Implementierung vorbereiten.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Finale Version
Nur der nach Verhandlung bestätigte und geprüfte Angebotsstand darf bestellt werden.
Freigabe
Der durch Einkauf beziehungsweise Legal freigegebene Vertragsstand ist maßgeblich.
Baseline
Lastenheft und weitere vereinbarte Anlagen eindeutig versioniert referenzieren.
Freigabe
Bestellwert muss mit dem intern freigegebenen wirtschaftlichen Rahmen vereinbar sein.
Bestellung
Unternehmensinterne Zeichnungs- und Beschaffungsregeln vollständig einhalten.
Implementierung
Projektteam, Anbieter und Auftraggeber auf denselben verbindlichen Startstand bringen.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Einkauf
Führt formale Bestellung beziehungsweise Vertragsabschluss durch.
Auftraggeber
Bestätigt Projekt- und Budgetfreigabe für die Beauftragung.
Projektleitung
Prüft, dass der bestellte Stand dem Auswahl- und Klärungsergebnis entspricht.
Anbieter
Bestätigt Auftrag und bereitet gemeinsam mit dem Kunden den Implementierungsstart vor.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
Nach Verhandlungen können Leistungsumfang und Preis von früheren Fassungen abweichen.
Unklare Dokumentstände schaffen spätere Interpretationsrisiken.
Verbindliche Leistungen sollten erst auf einer klaren Bestellbasis beginnen.
Ranking, Bewertungen und Entscheidungsunterlagen bleiben wichtige Projektnachweise.
Vor der Bestellung einen finalen Dokumenten-Check durchführen.
Eine einfache Liste mit Angebotsversion, Vertragsversion, Lastenheftversion, Anlagen, Bestellwert und Freigabestatus verhindert, dass im letzten Schritt versehentlich ein veralteter oder unvollständiger Stand beauftragt wird.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 3.3.17 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
Dokumente final
Angebot, Vertrag und Anlagen sind eindeutig und freigegeben.
Bestellung ausgelöst
Der ausgewählte Anbieter ist formal verbindlich beauftragt.
Übergang vorbereitet
Die gültige Projektbasis steht für Kick-off und Implementierung zur Verfügung.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Der MES-Anbieter ist verbindlich beauftragt. Damit ist die strukturierte Softwareauswahl abgeschlossen und die Implementierungsphase kann auf einer klar dokumentierten Projektbasis beginnen.
Schritt 3.3.17 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.
