Fachbereichs-Workshops durchführen
In den Fachbereichs-Workshops werden die relevanten Prozesse systematisch vertieft und in konkrete Anforderungen überführt. Das Lastenheft entsteht dabei gemeinsam mit denjenigen, die die Prozesse kennen und später mit dem MES arbeiten.
Anforderungen entstehen im Dialog mit den Fachbereichen.
Ein MES verbindet zahlreiche Prozesse. Deshalb müssen Anforderungen fachbereichsübergreifend abgestimmt und Wechselwirkungen zwischen Planung, Produktion, Qualität, Logistik und IT berücksichtigt werden.
Thematisch fokussierte Workshops sind dabei wirksamer als ein einziger großer Termin mit allen Beteiligten.
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
Workshops nach fachlich zusammengehörigen Themen strukturieren.
Geeignete Teilnehmer je Workshop festlegen.
IST-Prozess und bekannte Probleme kurz abgleichen.
Gewünschten zukünftigen Ablauf beschreiben.
Sonderfälle und Ausnahmen ausdrücklich berücksichtigen.
Benötigte Informationen, Funktionen und Schnittstellen erfassen.
Ergebnisse konsolidieren und von den Fachbereichen prüfen lassen.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Workshopblöcke
Zum Beispiel BDE/MDE, Feinplanung, Qualität, Personal oder Rückverfolgbarkeit sinnvoll bündeln.
IST und SOLL
Nicht nur Funktionen sammeln, sondern den zukünftigen Ablauf verstehen.
Konkreter Bedarf
Benötigte Informationen, Entscheidungen und Funktionen nachvollziehbar formulieren.
Abhängigkeiten
Übergaben zwischen Prozessen und bestehenden Systemen frühzeitig erkennen.
Nachverfolgung
Ungeklärte Fragen mit Verantwortlichem und Termin dokumentieren.
Fachliche Prüfung
Workshop-Ergebnisse zeitnah durch die beteiligten Fachbereiche bestätigen lassen.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Fachverantwortliche
Beschreiben Prozesse, Ziele und fachliche Anforderungen.
Key User
Bringen Detailwissen und praktische Anwendungsfälle ein.
IT
Ordnet Daten, Systeme und technische Abhängigkeiten ein.
Projektleitung
Moderiert, strukturiert und konsolidiert Ergebnisse und offene Punkte.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
Zu viele Themen und Teilnehmer verhindern die notwendige fachliche Tiefe.
Prozesszusammenhang und tatsächlicher Nutzen müssen erkennbar bleiben.
Spätere Überraschungen entstehen häufig genau in Abweichungen vom Normalprozess.
Ungeprüfte Workshopnotizen werden schnell zu Missverständnissen im Lastenheft.
Workshops entlang der Prozesse planen, nicht entlang eines Anbieter-Menüs.
Die Software wird erst später ausgewählt. Strukturieren Sie die Anforderungsarbeit deshalb nach den eigenen Prozessen und fachlich zusammengehörigen Themen – nicht nach der Navigation einer bereits bekannten Lösung.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 2.5 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
Themen vollständig
Alle relevanten Funktions- und Prozessbereiche wurden bearbeitet.
Offene Punkte beherrscht
Ungeklärte Fragen sind entschieden oder mit Verantwortlichem dokumentiert.
Fachbereiche bestätigt
Die beteiligten Bereiche können ihre Anforderungen nachvollziehen und tragen sie mit.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Eine vollständige fachliche Grundlage für die Strukturierung und Ausformulierung des MES-Lastenhefts liegt vor.
Schritt 2.5 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.
