Inhalte der NDA definieren
Bevor vertrauliche Projektinformationen an MES-Anbieter versendet werden, muss geklärt sein, welche Informationen geschützt werden sollen und welche organisatorischen Rahmenbedingungen für die Geheimhaltung benötigt werden.
Vertraulichkeit vor dem Austausch sensibler Projektdaten klären.
Lastenheft, Produktionsdaten, Prozessdetails, Mengen und technische Informationen können vertrauliche Unternehmensinformationen enthalten.
Die Projektseite soll die fachliche Vorbereitung unterstützen. Die konkrete rechtliche Formulierung einer NDA gehört in die Zuständigkeit des Einkaufs beziehungsweise der verantwortlichen Rechtsfunktion.
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
Festlegen, welche Projektinformationen als vertraulich behandelt werden sollen.
Beteiligte Unternehmen und vorgesehene Empfänger eindeutig benennen.
Zweck des Informationsaustauschs beschreiben.
Umgang mit Unterlagen, Kopien und Weitergabe an Dritte klären.
Gewünschte Dauer der Vertraulichkeit als Prüfpunkt aufnehmen.
Rückgabe beziehungsweise Löschung von Unterlagen als Thema festhalten.
Entwurf für die rechtliche Prüfung vorbereiten.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Vertrauliche Inhalte
Lastenheft, Prozessinformationen, technische Daten und wirtschaftliche Angaben identifizieren.
Empfänger
Unternehmen und gegebenenfalls verbundene Einheiten eindeutig benennen.
Ausschreibung
Die Verwendung der Informationen auf die Bewertung und Bearbeitung des MES-Projekts beziehen.
Dritte
Klären, unter welchen Bedingungen Unterauftragnehmer oder verbundene Unternehmen Informationen erhalten dürfen.
Zeitraum
Gewünschten Schutzzeitraum als rechtlich zu prüfenden Punkt benennen.
Umgang
Rückgabe, Löschung oder Aufbewahrung nach Abschluss des Verfahrens klären.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Projektleitung
Beschreibt, welche Informationen im Auswahlprozess ausgetauscht werden.
Einkauf
Überführt fachliche Anforderungen in den unternehmensüblichen NDA-Prozess.
Recht / Legal
Prüft und formuliert die rechtlich verbindlichen Klauseln.
IT / Datenschutz
Ergänzt bei Bedarf besondere Anforderungen an Daten oder technische Informationen.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
Rechtlich verbindliche Klauseln sollten von der zuständigen Rechtsfunktion geprüft werden.
Unklarheit über geschützte Informationen oder Zweck erschwert die spätere Anwendung.
Vertrauliche Unterlagen sollten erst nach dem festgelegten Freigabeschritt herausgegeben werden.
Alle Teilnehmer sollten auf einem eindeutig versionierten Dokumentstand arbeiten.
Fachliche Vorbereitung und rechtliche Formulierung trennen.
Das Projektteam definiert, welche Informationen geschützt werden müssen und wie der Ausschreibungsprozess funktioniert. Die rechtliche Ausgestaltung sollte anschließend durch Einkauf beziehungsweise Rechtsabteilung erfolgen.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 3.1.2 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
Schutzbedarf ist beschrieben
Vertrauliche Projektinformationen und Zweck des Austauschs sind benannt.
Rahmenpunkte sind vollständig
Parteien, Weitergabe, Zeitraum und Umgang mit Unterlagen sind als Prüfpunkte enthalten.
Rechtsprüfung ist vorbereitet
Der Entwurf kann an die zuständige interne oder externe Rechtsfunktion übergeben werden.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Die fachlichen Inhalte für eine NDA sind vorbereitet. Damit kann die Geheimhaltungsvereinbarung rechtlich geprüft und anschließend an die ausgewählten Anbieter versendet werden.
Schritt 3.1.2 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.