Präsentationstermine mit Anbietern abstimmen
Die intern vorbereiteten Zeitfenster werden jetzt mit den Shortlist-Anbietern abgestimmt. Ziel ist eine kompakte Präsentationsphase mit vergleichbaren Rahmenbedingungen und möglichst konstantem Bewertungsteam.
Terminabstimmung soll den Bewertungsprozess unterstützen – nicht bestimmen.
Die Anbieter benötigen ausreichend Vorlauf, um ihre Präsentation und die vorgegebenen Use Cases vorzubereiten. Gleichzeitig sollten die Termine zeitlich nicht unnötig weit auseinanderliegen.
Die Abstimmung betrifft zunächst Termin und organisatorische Rahmenbedingungen; der verbindliche Leitfaden und die Use Cases werden anschließend kontrolliert versendet.
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
Interne Terminoptionen je Anbieter zusammenstellen.
Anbieter mit mehreren realistischen Optionen anfragen.
Dauer und grundsätzlichen Rahmen der Präsentation kommunizieren.
Prüfen, ob notwendige Anbieterrollen am Termin teilnehmen können.
Vor-Ort-, Remote- oder Hybridformat eindeutig festlegen.
Termin intern final gegen Teilnehmerverfügbarkeit prüfen.
Abgestimmten Termin im Gesamtplan dokumentieren.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Optionen
Mehrere vorbereitete Optionen beschleunigen die Abstimmung.
Rahmen
Die für alle Anbieter identische Präsentationsdauer bereits nennen.
Anbieterseite
Bei Bedarf Projektleitung, Beratung, Technik oder Produktexperten des Anbieters berücksichtigen.
Vor Ort / Remote
Ort, Zugang und technische Voraussetzungen eindeutig klären.
Verfügbarkeit
Keine Zusage, wenn wichtige interne Bewerter dadurch fehlen würden.
Kompaktheit
Präsentationen möglichst innerhalb eines überschaubaren Zeitraums durchführen.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Projektleitung
Koordiniert Anbietertermine und internen Gesamtplan.
Bewertungsteam
Bestätigt die endgültige Teilnahme.
Anbieter
Stimmt Termin und notwendige Präsentationsrollen ab.
Organisation
Unterstützt bei Raum, Empfang oder Online-Zugang.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
Termine müssen zuerst mit der internen Bewertungsfähigkeit kompatibel sein.
Eindrücke werden schwerer vergleichbar und der Prozess verliert Geschwindigkeit.
Anbieter müssen ihre Agenda auf denselben zeitlichen Rahmen vorbereiten können.
Vor-Ort- und Remote-Termine benötigen unterschiedliche organisatorische Vorbereitung.
Den Zeitraum der gesamten Präsentationsphase im Blick behalten.
Nicht nur einzelne Termine optimieren. Ziel ist eine kompakte Serie, in der das Kernteam alle Anbieter unter möglichst ähnlichen Bedingungen erlebt und bewertet.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 3.3.5 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
Termine abgestimmt
Für jeden Shortlist-Anbieter existiert ein passender Termin.
Kernteam gesichert
Wesentliche Bewerter können über die gesamte Präsentationsserie teilnehmen.
Rahmen klar
Dauer, Format und organisatorische Grundbedingungen sind kommuniziert.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Alle Präsentationstermine sind abgestimmt und können nun zusammen mit Use Cases und verbindlichem Leitfaden formal bestätigt werden.
Schritt 3.3.5 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.
