MES-Anbieter-Shortlist festlegen
Auf Basis der strukturierten Ausschreibung werden die besten Anbieter für die nächste Auswahlstufe bestimmt. Die Shortlist sollte klein genug für intensive Präsentationen sein und groß genug, um echte Auswahlmöglichkeiten zu erhalten.
Die Shortlist entsteht aus Fakten – nicht aus Bekanntheit.
Das Arbeitsbuch empfiehlt typischerweise vier bis fünf Anbieter für die Präsentationsphase. Ausschlaggebend sind Funktionsabdeckung, technische Passung, Gesamtkosten, Referenzen und erkennbare Projektrisiken.
Die Shortlist-Entscheidung ist ein wichtiger Meilenstein und sollte deshalb gemeinsam im Projektteam begründet werden.
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
Ranking und Detailauswertung gemeinsam reviewen.
Kritische Nichterfüllungen und Erweiterungsbedarf berücksichtigen.
Technische Passung und relevante Risiken prüfen.
Gesamtkosten in Relation zur Leistung betrachten.
Referenzen und Branchenerfahrung ergänzend bewerten.
Geeignete Anzahl von typischerweise vier bis fünf Anbietern festlegen.
Auswahlbegründung und Freigabe dokumentieren.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Objektive Basis
Ergebnis aus der freigegebenen Vergleichsmatrix als Ausgangspunkt nutzen.
A-Anforderungen
Nicht erfüllte Kernanforderungen müssen bewusst in die Entscheidung einfließen.
Risiko
Integrations- oder Betriebsrisiken dürfen nicht durch einen guten Funktionswert verdeckt werden.
Wirtschaftlichkeit
Preis immer gemeinsam mit Leistungsumfang und Anpassungsbedarf betrachten.
Plausibilität
Vergleichbare Projekte können zusätzliche Sicherheit geben.
Präsentationsphase
Die Shortlist muss organisatorisch noch intensiv und fair bearbeitbar sein.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Projektteam
Trifft und trägt die gemeinsame Shortlist-Entscheidung.
Fachbereiche
Bewerten verbleibende fachliche Risiken.
IT
Prüft technische Eignung der Kandidaten.
Einkauf
Berücksichtigt wirtschaftliche und formale Aspekte.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
Ein bekannter Anbieter darf das dokumentierte Auswertungsergebnis nicht verdrängen.
Zu viele Präsentationen reduzieren Tiefe und erhöhen Aufwand erheblich.
Kritische Einzelanforderungen und Risiken müssen zusätzlich betrachtet werden.
Später sollte nachvollziehbar sein, warum Anbieter weiterkommen oder ausscheiden.
Vor der Einladung ein internes Review durchführen.
Fragen Sie im Projektteam: Stimmen Ranking und fachliche Wahrnehmung überein? Falls nicht, suchen Sie nach dem konkreten Grund in Daten und Anforderungen – statt die Bewertungslogik nachträglich zu verändern.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 3.2.8 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
Kandidaten festgelegt
Die geeigneten Anbieter für die Präsentationsphase sind benannt.
Entscheidung begründet
Ranking, kritische Anforderungen, Technik und Kosten wurden berücksichtigt.
Freigabe dokumentiert
Das Projektteam trägt die Shortlist und kann sie nachvollziehbar erklären.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Eine belastbare MES-Anbieter-Shortlist steht fest. Damit beginnt die intensive Auswahlphase mit Präsentationen und Use Cases.
Schritt 3.2.8 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.