Vergleichsmatrix für MES-Auswahl erstellen
Bevor Anbieterantworten eintreffen, wird die Vergleichsmatrix vorbereitet. Sie bildet die zentrale Bewertungsgrundlage, in der Erfüllungsgrad, Kosten und weitere Entscheidungskriterien aller Anbieter nach derselben Logik zusammengeführt werden.
Vergleichbarkeit muss vor dem Rücklauf vorbereitet werden.
Wenn Bewertungslogik und Struktur erst nach Eingang der Angebote entstehen, besteht die Gefahr, Kriterien nachträglich an einzelne Anbieter anzupassen.
Eine vorbereitete Matrix sorgt dafür, dass dieselben Anforderungen, Prioritäten und Bewertungsregeln für alle Teilnehmer gelten und Entscheidungen später nachvollziehbar bleiben.
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
Freigegebene Lastenheft-Anforderungen in die Matrix übernehmen.
A/B/C/O-Prioritäten und Einführungsstufen integrieren.
Spalten für jeden zugelassenen Anbieter vorbereiten.
Erfüllungsgrade und notwendige Anpassungen strukturiert erfassbar machen.
Kostenpositionen einheitlich gliedern.
Zusätzliche Auswahlkriterien wie Referenzen oder technische Passung vorsehen.
Auswertungs- und Rankinglogik vor dem Rücklauf testen.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Lastenheft-Basis
Jede bewertete Position muss auf der freigegebenen Anforderungsgrundlage beruhen.
Erfüllungsgrad
Standard, Konfiguration, Erweiterung oder nicht erfüllt eindeutig abbilden.
Gewichtung
Kritische und wichtige Anforderungen müssen im Ergebnis stärker wirken als optionale Punkte.
Einheitliche Struktur
Lizenz-, Dienstleistungs-, Schulungs- und laufende Kosten vergleichbar erfassen.
Spaltenlogik
Jeder Teilnehmer erhält dieselben Bewertungsfelder.
Ranking
Berechnungen und Filter so vorbereiten, dass Ergebnisse transparent nachvollzogen werden können.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Projektleitung
Verantwortet Struktur und einheitliche Bewertungslogik.
Fachbereiche
Prüfen, ob ihre Anforderungen korrekt übernommen und gewichtet wurden.
IT
Ergänzt technische Bewertungskriterien und Integrationsaspekte.
Einkauf
Prüft die wirtschaftliche Vergleichsstruktur und Kostenpositionen.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
Damit können Kriterien unbewusst an bereits bekannte Antworten angepasst werden.
Kosten, technische Passung und weitere Entscheidungskriterien gehören ebenfalls in die Gesamtbewertung.
Ein hoher Prozentwert allein ist wertlos, wenn kritische Anforderungen nicht erfüllt sind.
Fehlerhafte Gewichtungen oder Bezüge können das gesamte Ranking verfälschen.
Die Bewertungslogik mit einem fiktiven Anbieter testen.
Tragen Sie vor dem Ausschreibungsversand probeweise einige unterschiedliche Erfüllungsgrade und Kosten ein. So erkennen Sie, ob Gewichtungen, Formeln und Ranking tatsächlich das gewünschte Bewertungsprinzip abbilden.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 3.2.1 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
Struktur vollständig
Anforderungen, Kosten und zusätzliche Kriterien sind enthalten.
Logik getestet
Gewichtungen und Berechnungen liefern nachvollziehbare Ergebnisse.
Vergleich vorbereitet
Alle Anbieter können später nach derselben Struktur ausgewertet werden.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Eine geprüfte Vergleichsmatrix steht als zentrale Bewertungs- und Dokumentationsgrundlage für die gesamte MES-Auswahl bereit.
Mit dem passenden Werkzeug strukturiert weiterarbeiten.
Die Auswahl-App unterstützt die strukturierte Vorbereitung, Bewertung und Dokumentation des Anbietervergleichs auf Basis des freigegebenen Lastenhefts.
Schritt 3.2.1 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.
