Vertragsentwurf mit Einkauf abstimmen
Parallel zur finalen kaufmännischen Vorbereitung wird der Vertragsentwurf mit dem Einkauf und den zuständigen rechtlichen Stellen abgestimmt. Fachliche Projektzusagen müssen dabei mit den vertraglichen Dokumenten konsistent bleiben.
Vertrag und fachliche Bestellbasis dürfen sich nicht widersprechen.
Lastenheft, Angebot, Workshopprotokoll und gegebenenfalls weitere Anlagen enthalten zentrale Leistungsinformationen. Im Vertragsprozess muss geklärt werden, welche Dokumente verbindlicher Vertragsbestandteil werden und welche Rangfolge bei Widersprüchen gilt.
Die rechtliche Formulierung und Bewertung übernimmt die dafür zuständige Einkaufs- beziehungsweise Rechtsfunktion; das Projektteam liefert die fachlichen Anforderungen und prüft deren korrekte Abbildung.
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
Vertragsgrundlage und verwendete Unternehmensvorlage klären.
Bestellfähiges Angebot als kaufmännische Basis bereitstellen.
Lastenheft und relevante Anlagen als mögliche Vertragsbestandteile abstimmen.
Leistungsabgrenzung und Verantwortlichkeiten fachlich prüfen.
Regelungen zu Abnahme, Änderungen und Projektorganisation als Prüfpunkte benennen.
Laufende Leistungen und Wartung mit den Angebotspositionen abgleichen.
Offene rechtliche Punkte an die zuständige Rechtsfunktion übergeben.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Vertragsbestandteile
Klären, welche fachlichen und kaufmännischen Unterlagen verbindlich einbezogen werden.
Widersprüche
Bei mehreren Anlagen muss die zuständige Rechtsfunktion eine klare Dokumentenlogik festlegen.
Abgrenzung
Projektteam prüft, dass fachliche Zusagen im Vertrag nicht verloren gehen.
Prüfpunkte
Fachliche Kriterien und Vorgehen für die spätere Leistungsbestätigung berücksichtigen.
Change-Prozess
Der Umgang mit Änderungen gehört als relevanter Projektrahmen in die Abstimmung.
Prüfung
Rechtsverbindliche Klauseln werden von Einkauf beziehungsweise Legal bewertet.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Einkauf
Koordiniert Vertrags- und kaufmännische Abstimmung.
Recht / Legal
Prüft und formuliert rechtlich verbindliche Vertragsklauseln.
Projektleitung
Sichert die fachliche Konsistenz mit Angebot und Auswahlunterlagen.
IT / Fachbereiche
Prüfen projektrelevante technische und fachliche Leistungszusagen.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
Fachliche Zusagen müssen in der verbindlichen Dokumentenbasis erhalten bleiben.
Rechtliche Bewertung gehört in die zuständige Funktion.
Vertrag muss auf eindeutige und finale Dokumentstände verweisen.
Widersprüche zwischen beiden Dokumenten führen später zu Auslegungsproblemen.
Fachliche Konsistenz prüfen, rechtliche Bewertung delegieren.
Das Projektteam muss nicht juristisch formulieren. Es muss aber erkennen können, ob zugesagte Funktionen, Leistungen, Verantwortlichkeiten und Projektannahmen in der vorgesehenen Vertragsbasis weiterhin eindeutig enthalten sind.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 3.3.14 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
Dokumente abgestimmt
Finale Versionen von Angebot und relevanten Anlagen sind identifiziert.
Fachlicher Umfang konsistent
Leistungszusagen und Verantwortlichkeiten stimmen mit der Auswahlbasis überein.
Rechtliche Prüfung läuft oder ist abgeschlossen
Offene Klauseln liegen bei den dafür zuständigen Stellen.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Ein fachlich konsistenter und kaufmännisch beziehungsweise rechtlich abgestimmter Vertragsentwurf liegt als Grundlage für die finale Einkaufsverhandlung vor.
Schritt 3.3.14 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.
