Interne Projektkosten ermitteln
Eine MES-Einführung verursacht nicht nur Kosten für Software und Dienstleistungen. Projektleitung, Fachbereiche, IT, Workshops, Datenaufbereitung, Tests und Schulung binden ebenfalls interne Ressourcen.
Interne Mitarbeit ist ein realer Bestandteil der Investition.
Wer interne Projektarbeit mit null Euro bewertet, erhält ein verzerrtes Bild der tatsächlichen Wirtschaftlichkeit.
Die Aufwandsschätzung zeigt zugleich, wann und in welchen Bereichen besonders viele Ressourcen benötigt werden und ob diese neben dem Tagesgeschäft verfügbar sind.
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
Notwendige interne Projektrollen bestimmen.
Aufgaben je Projektphase festlegen.
Personentage beziehungsweise Stunden je Rolle abschätzen.
Interne Kosten- oder Verrechnungssätze festlegen.
Aufwände je Fachbereich und Projektphase berechnen.
Zusätzliche projektbedingte Aufwände berücksichtigen.
Gesamtkosten und Ressourcenbedarf dokumentieren.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Projektrollen
Projektleitung, Key User, Fachbereiche, IT und weitere notwendige Rollen.
Personentage
Realistische Schätzung je Phase statt eines pauschalen Gesamtwertes.
Interne Sätze
Geeignete Stunden- oder Tagessätze nach interner Bewertungslogik.
Zeitliche Zuordnung
Lastenheft, Auswahl, Implementierung, Tests, Schulung und Stabilisierung getrennt betrachten.
Verfügbarkeit
Prüfen, ob die eingeplanten Mitarbeiter im vorgesehenen Zeitraum tatsächlich zur Verfügung stehen.
Zusatzunterstützung
Externe Leistungen außerhalb des eigentlichen MES-Anbieters bei Bedarf separat erfassen.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Projektleitung
Schätzt Koordination, Abstimmung und Projektsteuerung.
Fachbereiche
Bewerten Workshops, Anforderungsarbeit, Tests und Abnahmen.
IT
Berücksichtigt Schnittstellen, Infrastruktur, Daten und technische Tests.
Controlling
Unterstützt bei internen Kostensätzen und der wirtschaftlichen Bewertung.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
Auch ohne externe Rechnung werden Kapazitäten gebunden und verursachen Kosten.
Ein großer Anteil entsteht häufig in Fachbereichen, IT und bei Key Usern.
Auch Daten, Tests, Schulung, Einführung und Stabilisierung benötigen interne Arbeit.
Fehlende Entlastung kann während des Projekts zusätzliche Engpässe erzeugen.
Nach Rolle und Projektphase statt pauschal schätzen.
Eine Matrix aus Rolle × Projektphase × Personentage zeigt sehr schnell, wo die größten internen Aufwände entstehen. Gleichzeitig wird sichtbar, ob die geplante Projektorganisation zeitlich realistisch ist.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 1.5 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
Rollen sind vollständig
Alle wesentlichen internen Beteiligten sind berücksichtigt.
Aufwand ist plausibel
Personentage oder Stunden sind nach Projektphasen nachvollziehbar geschätzt.
Kosten sind bewertet
Ein belastbarer Gesamtwert für die interne Projektarbeit liegt vor.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Sie verfügen über eine transparente Übersicht der internen Projektkosten und des damit verbundenen Ressourcenbedarfs.
Mit dem passenden Werkzeug strukturiert weiterarbeiten.
Die MES-Budgetplanung-App führt die wirtschaftlichen Vorarbeiten strukturiert zusammen und verhindert, dass Sie mit einem weißen Blatt Papier beginnen.
Schritt 1.5 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.
