Präsentationstermine intern planen
Bevor Termine mit den Shortlist-Anbietern abgestimmt werden, plant das Projektteam die Präsentationsphase intern. Zeitfenster, Teilnehmer, Räume, technische Voraussetzungen und ausreichend Abstand für interne Bewertungen müssen zusammenpassen.
Gute Terminplanung schützt die Vergleichbarkeit.
Anbieterpräsentationen sind intensive Arbeitstermine. Werden sie zu dicht geplant oder fehlen wichtige Teilnehmer, leidet die Qualität der Bewertung.
Eine interne Vorplanung ermöglicht, allen Anbietern später vergleichbare Zeitfenster und Bedingungen anzubieten.
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
Zeitbedarf pro Anbieter auf Basis des Präsentationsleitfadens abschätzen.
Verfügbarkeit des Kern-Bewertungsteams prüfen.
Mehrere geeignete Terminoptionen je Anbieter vorbereiten.
Pausen und interne Feedbackzeit einplanen.
Räume und Präsentationstechnik reservieren.
Bei hybriden Terminen technische Voraussetzungen vorab festlegen.
Gesamtzeitraum der Präsentationsphase mit Projektplan abstimmen.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Zeitfenster
Jeder Anbieter benötigt dieselbe verfügbare Präsentations- und Fragerunde.
Verfügbarkeit
Der Kernkreis muss für alle Termine möglichst vollständig verfügbar sein.
Feedback
Nach jeder Präsentation Zeit für eine unmittelbare interne Bewertung vorsehen.
Organisation
Geeignete Besprechungsräume und gegebenenfalls Shopfloor-Zugang planen.
Präsentation
Netzwerk, Bildschirm, Gastzugang und sonstige Voraussetzungen klären.
Vergleich
Termine nicht so weit auseinanderziehen, dass Eindrücke schwer vergleichbar werden.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Projektleitung
Plant Gesamtterminierung und stellt vergleichbare Rahmenbedingungen sicher.
Bewertungsteam
Bestätigt Verfügbarkeit und notwendige Fachbesetzung.
IT
Unterstützt bei Präsentationstechnik und gegebenenfalls technischen Zugängen.
Organisation / Empfang
Hilft bei Räumen, Besuchern und Vor-Ort-Ablauf, sofern erforderlich.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
Ohne interne Verfügbarkeit entstehen später Umbuchungen oder wechselnde Bewerter.
Direkte Eindrücke gehen verloren oder werden erst Tage später vermischt.
Ein Anbieter darf nicht deutlich mehr Zeit als ein anderer erhalten.
Große zeitliche Abstände erschweren den direkten Vergleich.
Erst intern blocken, dann extern abstimmen.
Reservieren Sie im Kernteam mehrere passende Zeitfenster, bevor die Anbieter kontaktiert werden. So bleibt die Terminfindung schnell und die Besetzung über alle Präsentationen stabil.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 3.3.2 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
Zeitfenster vorhanden
Für alle Shortlist-Anbieter stehen vergleichbare interne Optionen bereit.
Kernteam verfügbar
Die wichtigen Bewerter können an allen vorgesehenen Terminen teilnehmen.
Organisation gesichert
Räume, Technik und Feedbackzeiten sind berücksichtigt.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Ein belastbarer interner Präsentationsplan liegt vor und kann nun mit den Shortlist-Anbietern abgestimmt werden.
Mit dem passenden Werkzeug strukturiert weiterarbeiten.
Die Auswahl-App unterstützt die strukturierte Vorbereitung, Bewertung und Dokumentation des Anbietervergleichs auf Basis des freigegebenen Lastenhefts.
Schritt 3.3.2 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.
