Termine bestätigen und Use-Cases versenden
Nach der Terminabstimmung erhalten alle Shortlist-Anbieter eine formale Bestätigung sowie dieselben Präsentationsvorgaben und Use Cases. Damit beginnt ihre konkrete Vorbereitung auf die Auswahltermine.
Jeder Anbieter erhält denselben Prüfauftrag.
Die verbindliche Kommunikation sollte Termin, Ort beziehungsweise Zugang, Zeitrahmen, Agenda, Use Cases und Ansprechpartner enthalten.
Änderungen an den Aufgaben nach dem Versand müssen kontrolliert erfolgen und allen betroffenen Anbietern identisch zur Verfügung gestellt werden.
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
Termin, Uhrzeit, Dauer und Format je Anbieter final bestätigen.
Präsentationsleitfaden in der freigegebenen Version versenden.
Identische Use Cases und gegebenenfalls Beispieldaten bereitstellen.
Erwartungen an Vorbereitung und Demonstration erläutern.
Ansprechpartner für organisatorische und fachliche Fragen benennen.
Empfang beziehungsweise Zugangsinformationen kommunizieren.
Versanddatum und Dokumentversionen dokumentieren.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Bestätigung
Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort beziehungsweise Online-Zugang eindeutig nennen.
Agenda
Die identische freigegebene Präsentationsstruktur mitsenden.
Aufgaben
Alle Anbieter erhalten dieselben Szenarien und Ausgangsdaten.
Erwartung
Klarstellen, dass Use Cases gezeigt und nicht nur theoretisch beschrieben werden sollen.
Rückfragen
Zentralen Ansprechpartner und Verfahren für Fragen angeben.
Nachweis
Versendete Unterlagen eindeutig archivieren.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Projektleitung
Versendet beziehungsweise koordiniert die verbindlichen Präsentationsunterlagen.
Anbieter
Bestätigen Termin und bereiten die vorgegebenen Use Cases vor.
Fachbereiche
Unterstützen bei fachlichen Rückfragen über den zentralen Kanal.
Organisation / IT
Stellt bei Bedarf Zugänge und Präsentationsumgebung bereit.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
Vergleichbarkeit setzt identische Aufgaben voraus.
Ohne klare Unterlagen bleibt die Vorbereitung dem Anbieter überlassen.
Use Cases benötigen ausreichend Vorbereitungszeit für eine echte Demonstration.
Jede allgemeine Änderung muss konsistent an alle Teilnehmer gehen.
Die versendeten Unterlagen als verbindlichen Aufgabenstand archivieren.
So lässt sich bei der Präsentation jederzeit prüfen, welche Use Cases und Vorgaben der Anbieter tatsächlich erhalten hat. Das verhindert Diskussionen über unterschiedliche Erwartungen.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 3.3.6 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
Termine bestätigt
Alle Beteiligten besitzen eine eindeutige Terminbestätigung.
Unterlagen identisch
Leitfaden und Use Cases wurden in derselben Version verteilt.
Vorbereitung läuft
Anbieter kennen Erwartung, Ansprechpartner und organisatorischen Rahmen.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Die Shortlist-Anbieter sind formal und inhaltlich auf die Präsentation vorbereitet; das Projektteam kann die Durchführung intern finalisieren.
Schritt 3.3.6 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.
