MES-Anbieterpräsentationen vorbereiten
Kurz vor den Präsentationsterminen wird die interne Durchführung vorbereitet. Bewertungsbögen, Rollen, Moderation, technische Ausstattung und organisatorischer Ablauf müssen für jeden Anbieter identisch bereitstehen.
Eine gute Bewertung beginnt vor dem ersten Anbietertermin.
Wenn Teilnehmer Bewertungsregeln erst während der Präsentation verstehen oder Unterlagen fehlen, werden die ersten Anbieter anders bewertet als die späteren.
Eine gemeinsame interne Vorbereitung stellt sicher, dass das Team weiß, worauf zu achten ist und wie Beobachtungen unmittelbar dokumentiert werden.
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
Bewertungsbogen für jeden Teilnehmer bereitstellen.
Bewertungsskala und Use-Case-Kriterien intern noch einmal erläutern.
Moderationsrollen und Zeitsteuerung festlegen.
Offene Fragen aus der Ausschreibung je Anbieter vorbereiten.
Raum, Bildschirm, Netzwerk und Gastzugänge testen.
Pausen und interne Feedbackrunde organisatorisch vorbereiten.
Ablage und spätere Zusammenführung der Bewertungen festlegen.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Unterlagen
Jeder Teilnehmer benötigt denselben Bewertungsbogen und dieselben Kriterien.
Bewertungsteam
Skala und Erwartung vor dem ersten Termin noch einmal gemeinsam durchgehen.
Rollen
Festlegen, wer führt, Zeit stoppt, Fragen sammelt und offene Punkte dokumentiert.
Anbieterbezogen
Unklare Punkte aus Ausschreibung und Vergleichsmatrix gezielt vorbereiten.
Test
Präsentationsumgebung vor dem Termin praktisch prüfen.
Direkt danach
Zeit und Format für die unmittelbare interne Bewertung fest reservieren.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Projektleitung
Bereitet Ablauf, Unterlagen und Moderation vor.
Bewertungsteam
Kennt Kriterien und dokumentiert Beobachtungen während des Termins.
IT
Sichert Präsentationstechnik und notwendige Zugänge.
Organisation
Unterstützt bei Raum, Empfang und sonstiger Terminlogistik.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
Das führt zu Lernkurven und unterschiedlichen Maßstäben zwischen den Anbietern.
Kritische Punkte aus der Ausschreibung sollten gezielt vorbereitet sein.
Organisatorische Störungen reduzieren die nutzbare Präsentationszeit.
Bewertungen werden dann verspätet und stärker vom Gesamteindruck statt von konkreten Use Cases geprägt.
Das Bewertungsteam vor dem ersten Termin kalibrieren.
Bewerten Sie gemeinsam ein kurzes fiktives Beispiel nach der vereinbarten Skala. So wird sichtbar, ob „gut“, „schwach“ oder „nicht erfüllt“ von allen Teilnehmern ähnlich verstanden wird.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 3.3.7 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
Unterlagen bereit
Bewertungsbögen, Fragen und Use Cases liegen vollständig vor.
Team gebrieft
Alle Bewerter kennen Skala, Rollen und Ablauf.
Technik getestet
Raum und Präsentationsumgebung sind einsatzbereit.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Die Anbieterpräsentationen sind intern vollständig vorbereitet und können unter identischen Rahmenbedingungen durchgeführt werden.
Schritt 3.3.7 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.