GAP-Analyse für MES durchführen
Die GAP-Analyse stellt die heutige Situation der künftig benötigten Unterstützung gegenüber. Sie zeigt, wo zwischen bestehenden Prozessen, Systemen und dem gewünschten Zustand konkrete, MES-relevante Lücken bestehen.
Aus Verbesserungspotenzialen werden konkrete Lücken.
Nicht jede Schwachstelle ist automatisch eine relevante MES-Lücke. Die GAP-Analyse verbindet IST-Situation, Verbesserungspotenzial und künftig benötigte Unterstützung.
Dadurch wird sichtbar, welche Themen später im Lastenheft berücksichtigt und welche Lücken wirtschaftlich bewertet werden sollten.
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
IST-Prozess und gewünschten zukünftigen Zustand gegenüberstellen.
Fehlende oder unzureichende Unterstützung identifizieren.
GAPs nach Prozess- und Funktionsbereichen strukturieren.
Auswirkung und Bedeutung jedes relevanten GAPs beschreiben.
Zusammenhänge zwischen mehreren GAPs erkennen.
GAPs nach Relevanz priorisieren.
Wirtschaftlich bewertbare GAPs für Schritt 1.4 vorbereiten.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Heutiger Zustand
Abläufe, Systeme und Schwachstellen aus der Status-quo-Analyse.
Benötigte Unterstützung
Welche Information, Funktion oder Automatisierung künftig verfügbar sein muss.
Konkreter Effekt
Zeitverlust, Fehler, fehlende Transparenz oder andere nachvollziehbare Auswirkungen.
MES-Bezug
Klärung, ob das GAP tatsächlich durch eine MES-Lösung adressiert werden kann.
Bedeutung
Einordnung nach Nutzen, Dringlichkeit und Projektziel.
Bewertungsbasis
Mengen, Häufigkeiten und Zeitwerte für die folgende Einsparungsrechnung.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Fachbereiche
Beschreiben die konkreten Lücken aus Sicht ihrer Prozesse.
Shopfloor
Zeigt Ausnahmen und praktische Informationslücken im realen Ablauf.
IT
Ordnet vorhandene Systeme, Datenquellen und technische Abhängigkeiten ein.
Projektleitung
Sorgt für einheitliche GAP-Beschreibungen und Prioritäten.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
„Zu wenig Transparenz“ ist noch keine ausreichend konkrete Lücke.
Entscheidend ist die Auswirkung auf Prozess, Nutzen und Projektziel.
Störungen und Ausnahmen machen häufig besonders relevante GAPs sichtbar.
Hier werden Lücken identifiziert; die detaillierte Anforderung folgt erst später.
Ein GAP muss für Außenstehende verständlich sein.
Beschreiben Sie jedes wichtige GAP mit vier Fragen: Wie läuft es heute? Was fehlt? Welche Auswirkung hat die Lücke? Was muss künftig besser funktionieren? Diese Struktur erleichtert später Wirtschaftlichkeitsbewertung und Lastenhefterstellung.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 1.3 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
IST und SOLL sind klar
Der heutige und der benötigte Zustand lassen sich gegenüberstellen.
Auswirkungen sind beschrieben
Die fachliche Relevanz der wesentlichen GAPs ist nachvollziehbar.
Prioritäten sind gesetzt
Die wirtschaftlich relevanten Lücken sind für die nächste Berechnung vorbereitet.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Sie verfügen über eine strukturierte Übersicht der relevanten GAPs und ihrer Auswirkungen. Damit können die wirtschaftlich relevanten Verbesserungen in Euro bewertet werden.
Mit dem passenden Werkzeug strukturiert weiterarbeiten.
Die MES-Budgetplanung-App führt die wirtschaftlichen Vorarbeiten strukturiert zusammen und verhindert, dass Sie mit einem weißen Blatt Papier beginnen.
Schritt 1.3 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.
