Projekt- und Budgetfreigabe klären
Mit dem Budgetantrag liegt die Entscheidungsgrundlage vor. Jetzt muss aus der geplanten MES-Initiative ein verbindlich freigegebenes Projekt mit eindeutigem finanziellen und organisatorischen Rahmen werden.
Eine positive Stimmung ist noch keine Projektfreigabe.
Erst eine eindeutig dokumentierte Entscheidung schafft die Grundlage dafür, die nächste Projektphase verbindlich zu starten und interne Ressourcen einzuplanen.
Dabei müssen nicht nur das „Ob“, sondern auch der freigegebene Budgetrahmen, mögliche Auflagen, Verantwortlichkeiten und der Start der weiteren Arbeiten geklärt sein.
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
Managemententscheidung dokumentieren.
Tatsächlich freigegebenen Investitionsrahmen festhalten.
Auflagen oder Einschränkungen dokumentieren.
Projektauftrag beziehungsweise Projektfreigabe bestätigen.
Projektleitung und Verantwortlichkeiten verbindlich festlegen.
Starttermin der nächsten Projektphase abstimmen.
Benötigte interne Ressourcen grundsätzlich bestätigen.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Freigabestatus
Eindeutig dokumentieren, ob das MES-Projekt durchgeführt wird.
Genehmigter Rahmen
Den tatsächlich freigegebenen Betrag und eventuelle Grenzen festhalten.
Bedingungen
Zusätzliche Entscheidungspunkte, Terminauflagen oder Freigabestufen dokumentieren.
Verantwortung
Auftraggeber, Projektleitung und wesentliche Rollen bestätigen.
Verfügbarkeit
Klären, ob die benötigten Mitarbeiter für die nächste Phase eingeplant werden können.
Nächste Phase
Termin und Auftrag für die Lastenhefterstellung eindeutig festlegen.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Auftraggeber
Bestätigt Projektauftrag und wirtschaftlichen Rahmen.
Projektleitung
Überführt die Freigabe in die konkrete nächste Projektphase.
Management
Dokumentiert Entscheidung und gegebenenfalls Auflagen.
Controlling
Hält bei Bedarf Budgetrahmen und Freigabestand nach internen Regeln fest.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
Vor Beginn der nächsten Phase sollte die Entscheidung nachvollziehbar dokumentiert sein.
Später darf keine unterschiedliche Interpretation über die genehmigte Investition entstehen.
Bedingte Freigaben müssen für Projektteam und Management eindeutig sein.
Nach der Budgetfreigabe folgt zunächst die strukturierte Lastenhefterstellung.
Die Freigabe in drei eindeutigen Aussagen festhalten.
Das Projektteam sollte schriftlich beantworten können: Wir führen das MES-Projekt durch. Der wirtschaftliche Rahmen ist freigegeben. Die nächste Projektphase darf verbindlich beginnen.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 1.9 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
Projekt ist freigegeben
Über das grundsätzliche „Ob“ besteht keine offene Entscheidung mehr.
Budget ist freigegeben
Der wirtschaftliche Rahmen ist eindeutig dokumentiert.
Nächste Phase ist beauftragt
Verantwortlichkeiten und Start der Lastenhefterstellung sind geklärt.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Sie verfügen über eine dokumentierte Projekt- und Budgetfreigabe sowie einen klaren wirtschaftlichen Rahmen. Damit ist die Budgetplanungsphase abgeschlossen.
Schritt 1.9 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.
