Präsentationsleitfaden erstellen
Der Präsentationsleitfaden legt Agenda, Zeitrahmen, Use Cases, Erwartungen und Bewertungsregeln für alle Anbieter verbindlich fest. Er verhindert, dass aus der Auswahl eine Reihe unterschiedlich aufgebauter Produktshows wird.
Gleiche Agenda schafft faire Vergleichbarkeit.
Der Anbieter soll genau die Themen zeigen, die für das Projekt relevant sind. Zusätzliche Produktmerkmale dürfen den Termin nicht dominieren.
Der Leitfaden schafft zugleich Orientierung für das Projektteam: Was wird wann gezeigt, welche Fragen sind erlaubt und wie wird unmittelbar bewertet?
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
Ziel und erwartetes Ergebnis der Präsentation formulieren.
Einheitliche Agenda und Zeitblöcke festlegen.
Use Cases in sinnvoller Reihenfolge einbauen.
Zeit für Fragen und technische Klärungen vorsehen.
Bewertungsschema und Bewertungsbogen definieren.
Regeln für Zusatzthemen und Produktvorstellung festlegen.
Leitfaden intern prüfen und für den Versand freigeben.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Ablauf
Begrüßung, kurze Anbieterübersicht, Use Cases, Fragen und Abschluss klar strukturieren.
Gleichbehandlung
Jeder Anbieter erhält denselben zeitlichen Rahmen.
Praxistest
Die definierten Szenarien bilden den Schwerpunkt der Demonstration.
Schema
Zum Beispiel ++ / + / – / — mit klarer Bedeutung für alle Teilnehmer.
Klärung
Zeit für relevante Nachfragen vorsehen, ohne die Agenda vollständig aufzulösen.
Grenzen
Produktfeatures außerhalb des Leitfadens nur in einem begrenzten optionalen Block zulassen.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Projektleitung
Erstellt Leitfaden und moderiert später die Einhaltung.
Fachbereiche
Prüfen Use Cases, Reihenfolge und fachliche Bewertungspunkte.
IT
Ergänzt technische Fragen und Integrationsaspekte.
Bewertungsteam
Versteht vorab Agenda und Bewertungssystem.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
Dann zeigt jeder seine Stärken statt dieselben Projektanforderungen.
Teilnehmer müssen das Schema vor der ersten Präsentation sicher kennen.
Der Kern des Termins sind die eigenen Use Cases.
Eine zu volle Agenda wird sonst erst beim ersten Anbieter sichtbar.
Den Leitfaden einmal trocken durchspielen.
Prüfen Sie intern, ob die geplanten Use Cases im vorgesehenen Zeitfenster realistisch gezeigt, hinterfragt und bewertet werden können. Erst danach sollte der Leitfaden an die Anbieter gehen.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 3.3.4 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
Agenda steht
Zeit, Reihenfolge und Themen sind vollständig definiert.
Bewertung steht
Teilnehmer kennen Schema und Bewertungsbogen.
Freigabe erfolgt
Alle Anbieter können denselben verbindlichen Leitfaden erhalten.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Ein einheitlicher Präsentationsleitfaden steht bereit und macht die bevorstehenden Anbietertermine strukturiert, fair und vergleichbar.
Mit dem passenden Werkzeug strukturiert weiterarbeiten.
Die Auswahl-App unterstützt die strukturierte Vorbereitung, Bewertung und Dokumentation des Anbietervergleichs auf Basis des freigegebenen Lastenhefts.
Schritt 3.3.4 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.
