Punkteschlüssel im Projektteam festlegen
Bevor die Anbieterergebnisse ausgewertet werden, legt das Projektteam fest, wie unterschiedliche Erfüllungsgrade und Kriterien in Punkte beziehungsweise Gewichtungen übersetzt werden. Diese Regel muss vor dem Ranking verbindlich sein.
Bewertungskriterien festlegen, bevor die Ergebnisse bekannt sind.
Ein Punkteschlüssel macht unterschiedliche Anbieterantworten mathematisch vergleichbar. Er darf aber nicht erst so angepasst werden, dass ein gewünschter Anbieter besser abschneidet.
Prioritäten aus dem Lastenheft und die Bedeutung verschiedener Erfüllungsarten müssen deshalb gemeinsam und nachvollziehbar in die Bewertungslogik einfließen.
Was ist zu tun?
Bearbeiten Sie die Aufgaben in dieser Reihenfolge und dokumentieren Sie Entscheidungen sowie offene Punkte nachvollziehbar.
Verwendete Erfüllungsarten eindeutig definieren.
Punkte je Erfüllungsart festlegen.
A/B/C/O-Prioritäten in die Gewichtung einbeziehen.
Kritische Ausschlusskriterien separat definieren, falls erforderlich.
Umgang mit fehlenden oder unklaren Antworten festlegen.
Bewertungsbeispiele mit Testdaten durchspielen.
Punkteschlüssel im Projektteam verbindlich freigeben.
Welche Informationen sollten vorliegen?
Die folgenden Informationen helfen, den Schritt fachlich fundiert und ohne unnötige Rückfragen zu bearbeiten.
Bewertung
Standard, Konfiguration, Erweiterung und nicht erfüllt mit nachvollziehbaren Werten hinterlegen.
Gewichtung
Kritische und wichtige Anforderungen entsprechend ihrer Projektbedeutung berücksichtigen.
K.O.-Kriterien
Nur tatsächlich unverzichtbare Punkte als harte Ausschlusskriterien definieren.
Keine Antwort
Festlegen, wie fehlende oder nicht eindeutige Angaben behandelt werden.
Plausibilität
Anhand fiktiver Beispiele prüfen, ob die Logik fachlich sinnvolle Resultate liefert.
Verbindlichkeit
Den Schlüssel vor der eigentlichen Auswertung dokumentieren und bestätigen.
Wer sollte eingebunden werden?
Beziehen Sie nur die Rollen ein, die für diesen Schritt fachlich, technisch oder organisatorisch wirklich erforderlich sind.
Projektleitung
Moderiert Bewertungslogik und dokumentiert die freigegebene Regel.
Fachbereiche
Bewerten die Bedeutung unterschiedlicher Erfüllungsarten aus Prozesssicht.
IT
Bringt technische Kritikalität und Integrationsrisiken ein.
Einkauf
Prüft Transparenz und Nachvollziehbarkeit für den späteren Auswahlprozess.
Was Sie vermeiden sollten.
Diese Fehler führen häufig zu unnötigem Aufwand, fehlender Vergleichbarkeit oder späteren Projektrisiken.
Das würde die Objektivität der Auswahl unmittelbar beeinträchtigen.
Unnötig harte Ausschlüsse können fachlich geeignete Anbieter eliminieren.
Nicht jede Lastenheft-Anforderung besitzt dieselbe Bedeutung.
Ein Punktesystem muss nachvollziehbar bleiben und darf nicht zur Black Box werden.
Einfach, transparent und vorab beschlossen.
Das beste Bewertungssystem ist nicht das mathematisch komplizierteste, sondern eines, das jedes Projektteam-Mitglied erklären kann und das dieselbe Anbieterantwort immer gleich bewertet.
Woran erkennen Sie, dass Schritt 3.2.6 abgeschlossen ist?
Der Schritt ist abgeschlossen, wenn die folgenden drei Aussagen belastbar beantwortet beziehungsweise erfüllt sind.
Regeln eindeutig
Erfüllungsgrade und Prioritäten sind in feste Werte übersetzt.
Test bestanden
Beispielbewertungen liefern plausible Ergebnisse.
Freigabe erfolgt
Das Projektteam wendet den Schlüssel verbindlich und unverändert auf alle Anbieter an.
Der nächste Projektstand ist vorbereitet.
Ein verbindlicher Punkteschlüssel liegt vor. Damit kann die Ausschreibung objektiv ausgewertet und ein transparentes Ranking erstellt werden.
Mit dem passenden Werkzeug strukturiert weiterarbeiten.
Die Auswahl-App unterstützt die strukturierte Vorbereitung, Bewertung und Dokumentation des Anbietervergleichs auf Basis des freigegebenen Lastenhefts.
Schritt 3.2.6 direkt in der MES-Checkliste bearbeiten.
Die Fachseite erklärt Vorgehen, Beteiligte und typische Fehler. In der kostenfreien App dokumentieren Sie Status, Verantwortlichen, Termin, Notizen und offene Punkte.
