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„MES-Anbieter“
Schritt 3.1.1 – MES-Anbieter-Longlist festlegen
Mit dem freigegebenen Lastenheft beginnt die Marktbearbeitung. Zunächst wird eine ausreichend breite Longlist potenziell geeigneter MES-Anbieter aufgebaut, bevor einzelne Anbieter vertieft bewertet oder kontaktiert werden.
Seite öffnenSchritt 3.2.8 – MES-Anbieter-Shortlist festlegen
Auf Basis der strukturierten Ausschreibung werden die besten Anbieter für die nächste Auswahlstufe bestimmt. Die Shortlist sollte klein genug für intensive Präsentationen sein und groß genug, um echte Auswahlmöglichkeiten zu erhalten.
Seite öffnenSchritt 3.2.4 – Rückfragen der Anbieter beantworten
Während der Bearbeitungszeit entstehen fachliche, technische und kaufmännische Rückfragen. Diese sollten zentral gesammelt, fachlich eindeutig beantwortet und – soweit für alle Teilnehmer relevant – identisch an den gesamten Anbieter-Kreis kommuniziert werden.
Seite öffnenSchritt 3.2.9 – Feedback an Anbieter kommunizieren
Nach der Shortlist-Entscheidung sollten sowohl weitergeführte als auch ausgeschiedene Anbieter zeitnah über ihren Status informiert werden. Die Kommunikation bleibt sachlich, professionell und auf den jeweiligen Prozessstand begrenzt.
Seite öffnenSchritt 3.3.17 – MES-Beauftragung durchführen
Mit der formellen Beauftragung endet die Auswahlphase und der gewählte MES-Anbieter erhält den verbindlichen Auftrag auf Basis der final geprüften Dokumente. Jetzt ist entscheidend, dass genau der freigegebene Leistungs- und Vertragsstand bestellt wird.
Seite öffnenMES-Softwareauswahl
MES-Anbieter auf einer gemeinsamen Grundlage bewerten, vergleichen und die Softwareentscheidung nachvollziehbar absichern.
Seite öffnenSchritt 2.8 – MES-Lastenheft freigeben
Bevor das Lastenheft an MES-Anbieter geht, muss es intern vollständig geprüft und verbindlich freigegeben werden. Diese Baseline stellt sicher, dass alle Anbieter später auf demselben abgestimmten Anforderungsstand antworten.
Seite öffnenSchritt 3.1.2 – Inhalte der NDA definieren
Bevor vertrauliche Projektinformationen an MES-Anbieter versendet werden, muss geklärt sein, welche Informationen geschützt werden sollen und welche organisatorischen Rahmenbedingungen für die Geheimhaltung benötigt werden.
Seite öffnenSchritt 1.1 – MES-Status quo analysieren
Bevor Anforderungen definiert oder MES-Anbieter verglichen werden, muss die tatsächliche Ausgangssituation bekannt sein. Die Status-quo-Analyse schafft die belastbare Grundlage für Budgetplanung, Potenzialbewertung und spätere Anforderungen.
Seite öffnenSchritt 3.1.3 – NDA an Anbieter versenden
Die vorbereitete und intern freigegebene Geheimhaltungsvereinbarung wird jetzt an die vorgesehenen Longlist-Anbieter versendet. Der Prozess sollte zentral gesteuert und vollständig dokumentiert werden.
Seite öffnenSchritt 3.3.15 – Einkaufsverhandlung mit Anbieter führen
In der Einkaufsverhandlung werden Preis, Konditionen und verbleibende kaufmännische Punkte mit dem favorisierten Anbieter finalisiert. Die Verhandlung darf dabei den zuvor geprüften fachlichen Leistungsumfang nicht unbeabsichtigt verändern.
Seite öffnenSchritt 3.3.5 – Präsentationstermine mit Anbietern abstimmen
Die intern vorbereiteten Zeitfenster werden jetzt mit den Shortlist-Anbietern abgestimmt. Ziel ist eine kompakte Präsentationsphase mit vergleichbaren Rahmenbedingungen und möglichst konstantem Bewertungsteam.
Seite öffnenSchritt 3.1.4 – Rechtliche Inhalte der NDA klären
Anbieter können zu einzelnen NDA-Klauseln Rückfragen oder Änderungsvorschläge haben. Diese Punkte müssen vor Freigabe der Ausschreibungsunterlagen durch die zuständigen rechtlichen beziehungsweise kaufmännischen Stellen geklärt werden.
Seite öffnenSchritt 3.1.5 – NDA-Status für Ausschreibung dokumentieren
Bevor die Ausschreibungsunterlagen versendet werden, muss eindeutig feststehen, welche Anbieter eine gültige NDA vorgelegt haben und damit für die nächste Stufe zugelassen sind.
Seite öffnenSchritt 3.2.2 – Anlage zum MES-Lastenheft erstellen
Die Anlage zum Lastenheft übersetzt das freigegebene Anforderungsdokument in ein strukturiertes Antwortformat für die Anbieter. Jeder Teilnehmer beantwortet dieselben Fragen und liefert dadurch vergleichbare fachliche und wirtschaftliche Informationen.
Seite öffnenSchritt 3.3.8 – MES-Anbieterpräsentationen moderieren und bewerten
In den Präsentationen zeigen die Shortlist-Anbieter ihre Lösung anhand der vorgegebenen Use Cases. Die Moderation sorgt dafür, dass Zeit, Agenda und Bewertung für alle Anbieter vergleichbar bleiben.
Seite öffnenSchritt 2.6 – Struktur für MES-Lastenheft festlegen
Bevor zahlreiche Einzelanforderungen formuliert werden, benötigt das MES-Lastenheft einen klaren und einheitlichen Kapitelaufbau. So finden Projektteam und spätere Anbieter Informationen eindeutig und vergleichbar wieder.
Seite öffnenSchritt 3.2.1 – Vergleichsmatrix für MES-Auswahl erstellen
Bevor Anbieterantworten eintreffen, wird die Vergleichsmatrix vorbereitet. Sie bildet die zentrale Bewertungsgrundlage, in der Erfüllungsgrad, Kosten und weitere Entscheidungskriterien aller Anbieter nach derselben Logik zusammengeführt werden.
Seite öffnenSchritt 3.2.3 – MES-Ausschreibungsunterlagen versenden
Die freigegebenen Ausschreibungsunterlagen werden ausschließlich an Anbieter versendet, deren NDA-Status geklärt ist. Alle Teilnehmer müssen denselben Dokumentstand, dieselben Fristen und dieselben Rahmeninformationen erhalten.
Seite öffnenSchritt 3.3.12 – Detailworkshop durchführen
Im Detailworkshop werden die vorbereiteten Restfragen mit dem favorisierten Anbieter verbindlich geklärt. Ziel ist, fachliche und technische Unsicherheiten zu beseitigen und Leistungsumfang sowie Annahmen so eindeutig zu machen, dass danach ein belastbares Angebot erstellt werden kann.
Seite öffnenSchritt 3.3.3 – MES-Use-Cases definieren
Use Cases übersetzen zentrale Anforderungen des Lastenhefts in konkrete Praxisszenarien. Die Anbieter sollen zeigen, wie ihre Lösung typische und kritische Abläufe tatsächlich unterstützt – statt nur allgemeine Produktfunktionen zu präsentieren.
Seite öffnenSchritt 3.3.6 – Termine bestätigen und Use-Cases versenden
Nach der Terminabstimmung erhalten alle Shortlist-Anbieter eine formale Bestätigung sowie dieselben Präsentationsvorgaben und Use Cases. Damit beginnt ihre konkrete Vorbereitung auf die Auswahltermine.
Seite öffnenSchritt 3.3.7 – MES-Anbieterpräsentationen vorbereiten
Kurz vor den Präsentationsterminen wird die interne Durchführung vorbereitet. Bewertungsbögen, Rollen, Moderation, technische Ausstattung und organisatorischer Ablauf müssen für jeden Anbieter identisch bereitstehen.
Seite öffnenSchritt 3.3.4 – Präsentationsleitfaden erstellen
Der Präsentationsleitfaden legt Agenda, Zeitrahmen, Use Cases, Erwartungen und Bewertungsregeln für alle Anbieter verbindlich fest. Er verhindert, dass aus der Auswahl eine Reihe unterschiedlich aufgebauter Produktshows wird.
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